Mallar för påminnelser om möten för att hålla kunderna uppdaterade

Som företagare är det viktigt att se till att kunderna inte missar viktiga möten. Och det är vad mötespåminnelserna är till för. De fungerar som mjuka knuffar för att påminna kunderna om deras möten och undvika risken för missade möjligheter. Studier visar till och med att när det gäller att dyka upp i tid till ett möte, kan några påminnelser drastiskt öka punktligheten.

Det kan dock vara svårt att skriva sådana påminnelser på rätt sätt. Därför har vi skrivit den här artikeln för att introducera dig till några grundläggande mallar som du kan använda i alla företag. 

Med Reservio kan du skicka 6 olika typer av påminnelser. Tänk på hela bokningsprocessen, från att bekräfta din bokning till att skicka en feedbackbegäran. Med en funktion anpassat meddelande, kan du anpassa var och en av dem. Låt oss ta en titt på dem en efter en. 

Syftet med detta meddelande är att meddela kunden att bokningen har sparats i systemet och att den nu väntar på att bekräftas.

Skriv till exempel till dina kunder och säg att du kommer att komma till deras bokningsförfrågan så snart som möjligt och om allt är i ordning kommer vi att godkänna det utan problem. 

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi är tacksamma för din bokning av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE vid EVENT_TIME! Den väntar för närvarande på vårt godkännande. Vi kommer att titta på bokningen så snart som möjligt och om allt är i sin ordning kommer vi att godkänna den. Vi kommer att hålla dig informerad om det också. 

Varma hälsningar,
din BUSINESS_NAME
FÖRETAG_TELEFON

Kunderna får det här meddelandet när de har skapat sin bokning eller efter ditt godkännande. 

Du kan t.ex. skriva till dina kunder att deras bokning har gått rätt till och att du ser fram emot att träffa dem.

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi har goda nyheter för dig! Din bokning av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE vid EVENT_TIME har bekräftats. Vi ser redan fram emot ditt besök i vår BUSINESS_NAME. 

Om du behöver något, vänligen kontakta oss på BUSINESS_PHONE.

Om du av någon anledning avvisar en kunds bokning får kunden det här meddelandet. 

Eftersom denna information kommer att vara obekväm för kunderna, var så artig som möjligt. Du kan beskriva det specifika skälet till avslaget eller ställa in ett automatiskt meddelande som hänvisar till din företags villkor och bestämmelser.

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi beklagar att behöva informera dig om att din bokning av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE vid EVENT_TIME har avvisats.

Du har förmodligen inte uppfyllt något av bokningsvillkoren. Om du har några frågor eller vill diskutera detta vidare är du välkommen att kontakta oss på BUSINESS_PHONE.

Om du behöver avboka en bekräftad bokning kommer systemet att informera kunden via detta meddelande. Det här meddelandet skickas också när kunden själv avbokar bokningen.

Det här är sannolikt också obehaglig information för kunden, så var försiktig med ditt ordval och be kunden om ursäkt för eventuella komplikationer. 

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi är ledsna att behöva informera dig om att din bokning av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE vid EVENT_TIME har avbokats.

Vi ber om ursäkt för eventuella olägenheter och ser fram emot att träffa dig i framtiden i vår BUSINESS_NAME.

Om du har några frågor eller behöver hjälp med ombokning eller framtida bokningar, vänligen kontakta oss på BUSINESS_PHONE.

Andra påminnelser som dina kunder kan få är de som informerar dem om ändringar i deras möten. De kommer att få detta meddelande oavsett om du eller de ändrar bokningen. 

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi ville informera dig om att ditt möte i BUSINESS_NAME har ändrats.

Din bokning SERVICE_NAME/EVENT_NAME flyttades från EVENT_DATE_PREVIOUS på EVENT_TIME_PREVIOUS till EVENT_DATE på EVENT_TIME. Vänligen ändra denna information även i din kalender så att vi är redo för ditt besök på rätt datum. 

Vi uppskattar din flexibilitet! Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp är du välkommen att kontakta oss på BUSINESS_PHONE.

Nu kommer den viktigaste påminnelsen av alla. Det är det viktigaste du kan göra för att se till att dina kunder inte glömmer sina bokningar och att de kommer i tid. På så sätt kommer dina tjänster att flyta smidigt, du kommer inte att ha långa stilleståndstider och alla kommer att bli mer nöjda. Var noga med att ange rätt datum och tid!

Påminnelsen kan se ut så här:

Hej CLIENT_NAME,

vi ser fram emot att välkomna dig till din kommande bokning av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE vid EVENT_TIME!

Om du har några frågor, tveka inte att kontakta oss på BUSINESS_PHONE.

Vi ser fram emot att få betjäna dig snart och göra det till en minnesvärd upplevelse!

Med vänlig hälsning,

BUSINESS_NAME.


Sammanfattningsvis, effektiva påminnelser om möten är inte bara en artig gest; de är ett viktigt verktyg för att hålla dina kunder informerade, engagerade och punktliga. Genom att använda de mallar som vi har tillhandahållit i det här blogginlägget kan du effektivisera din kommunikationsprocess och se till att dina kunder alltid är uppdaterade.

Kom ihåg att personlig anpassning, tydlighet och en vänlig ton gör mycket för att skapa en positiv kundupplevelse. Oavsett om du bekräftar bokningar, skickar vänliga påminnelser eller meddelar om ombokade eller avbokade möten, fungerar dessa mallar som en grund för att bygga starka kundrelationer.