Šablóny pripomenutia schôdzky, aby boli klienti v obraze

Ako majiteľ firmy musíte zabezpečiť, aby klienti nezmeškali dôležité stretnutia. A práve na to slúžia pripomenutia schôdzok. Fungujú ako jemné upozornenia, ktoré klientom pripomínajú ich stretnutia a zabraňujú potenciálnym zmeškaným príležitostiam. Štúdie dokonca ukazujú, že pokiaľ ide o včasné dostavenie sa na stretnutie, niekoľko pripomienok môže výrazne zvýšiť dochvíľnosť.

Nemusí však byť jednoduché napísať takéto upomienky správne. Preto sme napísali tento článok, aby sme vám predstavili niekoľko základných vzorov, ktoré môžete použiť v každej firme.

Pomocou služby Reservio môžete posielať 6 typov pripomienok. Myslite na celý proces rezervácie, od potvrdenia rezervácie až po zaslanie žiadosti o spätnú väzbu. Pomocou funkcie vlastnej správy môžete každú z nich personalizovať. Poďme sa na ne postupne pozrieť.

Cieľom tejto správy je upozorniť klienta, že rezervácia bola uložená do systému a v súčasnosti sa čaká na jej potvrdenie.

Napíšte napríklad svojim klientom, že sa k ich žiadosti o rezerváciu dostanete čo najskôr a ak je všetko v poriadku, bez problémov ju schválime.

Upomienka môže vyzerať takto:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

ďakujeme za vašu rezerváciu SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME! V súčasnosti čaká na naše schválenie. Čo najskôr sa na rezerváciu pozrieme a ak bude všetko v poriadku, schválime ju. Aj o tom vás budeme informovať.

Srdečne vás pozdravujeme,
Váš BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Klientom sa táto správa zobrazí po úspešnom vytvorení rezervácie alebo po vašom schválení.

Klientom môžete napríklad napísať, že ich rezervácia bola vytvorená správne a že sa na nich tešíte.

Upomienka môže vyzerať takto:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

máme pre vás skvelú správu! Vaša rezervácia na SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME bola potvrdená. Už teraz sa tešíme na vašu návštevu v našej BUSINESS_NAME.

V prípade potreby nás kontaktujte na BUSINESS_PHONE.

Ak rezerváciu klienta z akéhokoľvek dôvodu odmietnete, zobrazí sa táto správa.

Keďže táto informácia bude pre klientov nepríjemná, buďte čo najslušnejší. Môžete opísať konkrétny dôvod odmietnutia alebo nastaviť automatickú správu s odkazom na obchodné podmienky vašej firmy.

Upozornenie môže vyzerať napríklad takto:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

s poľutovaním vám oznamujeme, že vaša rezervácia na SERVICE_NAME/EVENT_NAME dňa EVENT_DATE v EVENT_TIME bola zamietnutá.

Pravdepodobne ste nesplnili jednu z podmienok rezervácie. Ak máte akékoľvek otázky alebo si želáte o tom ďalej diskutovať, neváhajte nás kontaktovať na BUSINESS_PHONE.

Ak potrebujete zrušiť potvrdenú rezerváciu, systém o tom informuje klienta prostredníctvom tejto správy. Túto správu odošle aj vtedy, keď klient zruší rezerváciu sám.

Aj to bude pre klienta pravdepodobne nepríjemná informácia, preto si dajte pozor na výber slov a ospravedlňte sa klientovi za prípadné komplikácie.

Upomienka môže vyzerať nasledovne:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

s poľutovaním vám oznamujeme, že vaša rezervácia SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME bola zrušená.

Ospravedlňujeme sa za nepríjemnosti a tešíme sa na stretnutie v budúcnosti v našej BUSINESS_NAME.

Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete pomoc pri zmene termínu alebo budúcich rezerváciách, kontaktujte nás na BUSINESS_PHONE.

Ďalšie upomienky, ktoré môžu vaši klienti dostávať, sú tie, ktoré ich informujú o zmenách v ich termínoch. Túto správu dostanú bez ohľadu na to, či rezerváciu zmeníte vy alebo oni.

Upomienka môže vyzerať takto:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

chceli by sme vás informovať, že vaša schôdzka v BUSINESS_NAME bola zmenená.

Vaša rezervácia SERVICE_NAME/EVENT_NAME bola preložená z EVENT_DATE_PREVIOUS v EVENT_TIME_PREVIOUS na EVENT_DATE v EVENT_TIME. Prosím, upravte túto informáciu aj vo svojom kalendári, aby sme boli pripravení na vašu návštevu v správny dátum.

Oceňujeme vašu flexibilitu! Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete ďalšiu pomoc, neváhajte nás kontaktovať na BUSINESS_PHONE.

Teraz prichádza najdôležitejšia pripomienka zo všetkých. Je to najdôležitejšia vec, ktorú môžete urobiť, aby ste zabezpečili, že vaši klienti nezabudnú na svoje rezervácie a že prídu načas. Takto budú vaše služby plynúť hladko, nebudete mať dlhé prestoje a všetci budú spokojnejší. Nezabudnite uviesť správny dátum a čas!

Pripomienka môže vyzerať napríklad takto:

Dobrý deň, CLIENT_NAME,

už sa nevieme dočkať, kedy vás privítame pri vašej nadchádzajúcej rezervácii SERVICE_NAME/EVENT_NAME v EVENT_DATE v EVENT_TIME!

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte nás kontaktovať na BUSINESS_PHONE.

Tešíme sa na to, že vám čoskoro poskytneme služby a postaráme sa o nezabudnuteľný zážitok!

Váš,

BUSINESS_NAME.


Efektívne pripomenutie termínu nie je len zdvorilým gestom, ale aj dôležitým nástrojom na udržanie informovanosti, angažovanosti a dochvíľnosti vašich klientov. Pomocou šablón, ktoré sme uviedli v tomto príspevku, môžete zefektívniť proces komunikácie a zabezpečiť, aby vaši klienti boli vždy informovaní.

Nezabudnite, že personalizácia, zrozumiteľnosť a priateľský tón sú veľmi dôležité pri vytváraní pozitívnych skúseností klientov. Či už potvrdzujete rezervácie, posielate priateľské pripomenutia alebo upozorňujete na preložené alebo zrušené stretnutia, tieto šablóny slúžia ako základ pre budovanie pevných vzťahov s klientmi.