14 základných funkcií online rezervačného softvéru

Funkcie sú v softvéri na plánovanie schôdzok nevyhnutné, pretože poskytujú nástroje a možnosti potrebné na efektívne riadenie a optimalizáciu procesu plánovania. Uľahčujú prijímanie rezervácií a online platieb, poskytujú možnosť mať vlastnú mobilnú aplikáciu alebo ponúkať vernostný program, ako aj sledovať prehľady, chrániť dôležité údaje alebo posielať automatické pripomienky klientom a vašim zamestnancom.

Existujú niektoré funkcie online rezervačných systémov, pri ktorých by ste nemali robiť kompromisy, preto sa pozrime na každú z týchto 14 základných funkcií softvéru na plánovanie stretnutí.

Systém by mal byť užívateľsky prívetivý a intuitívny pre zákazníkov aj pre spoločnosť. Od používateľov by sa nemalo očakávať, že sú technicky zdatní a dokážu spravovať zložitý softvér. Umožnite rýchlu a intuitívnu rezerváciu pre svojich klientov a jednoduchú správu termínov alebo lekcií pre vás a vašich zamestnancov pomocou systému Reservio.

Svet sa stal mobilným už pred niekoľkými rokmi, a ak váš poskytovateľ rezervačného systému nestačil držať krok, nebudete ho držať ani vy. Mobilná aplikácia vám umožní spravovať vaše podnikanie odkiaľkoľvek a na cestách a môže vám tiež pomôcť zostať v kontakte s vašimi klientmi a prilákať nových. Značková aplikácia vám pomôže stretnúť sa s vašimi existujúcimi a potenciálnymi klientmi tam, kde sú, na ich smartfónoch.

Poskytnite svojim klientom možnosť zakúpiť si služby, produkty alebo vernostné programy, ktoré ponúkate, online pomocou všetkých pohodlných platobných metód od kreditných a debetných kariet až po elektronické peňaženky. Nielenže sa tým urýchli proces registrácie klienta, ale získate aj väčšiu kontrolu nad svojím časom a príjmami.

Nepremýšľajte o tom, kde je vaša firma dnes, ale kde ju vidíte o rok? Je systém schopný podporovať rast, ktorý plánujete? Mnohé podniky začínajú v malom a potom otvárajú pobočky a nové miesta, čo mnohé online rezervačné systémy nedokážu podporovať. Nezabudnite preskúmať ich riešenia pre veľké podniky.

Uistite sa, že môžete sledovať, čo sa deje vo vašej firme, pomocou komplexného súboru údajov. Existuje niekoľko základných štatistických údajov, ktoré chcete vo svojom podniku orientovanom na služby sledovať, aby ste sa uistili, že robíte správne rozhodnutia. Môžu sem patriť veci ako miera zlyhania služieb, spokojnosť a hodnotenia zákazníkov, obľúbené služby a produkty atď. Čím lepší prehľad, tým lepšie rozhodnutie.

Vďaka integráciám je softvér univerzálny a škálovateľný. Žiadny poskytovateľ nebude schopný vyriešiť všetky vaše problémy pomocou jedného softvéru. A ak povie, že to dokáže, je pravdepodobné, že niekto iný, kto sa špecializuje na riešenie daného problému, to dokáže lepšie. Preto je často lepšie jednoducho integrovať dva softvéry a mať to najlepšie z oboch svetov. Ale integrujú sa tieto softvéry?

Propagujte svoju firmu online prostredníctvom rôznych kanálov a možností zdieľania rezervácií. Môžete použiť prispôsobiteľnú webovú stránku s rezerváciami, ktorá bude slúžiť ako výkladná skriňa vašej firmy. Alebo môžete zdieľať svoje služby prostredníctvom rezervačných odkazov a formulárov nasociálnych sieťach. Týmto spôsobom nasmerujete klienta a môžete zvýšiť využívanie kalendára.

Overte si tiež, či systém, o ktorý máte záujem, ponúka možnosť trhoviska. Takto vás môžu nájsť a navštíviť aj ľudia, ktorí vašu firmu nepoznajú alebo sú v danej oblasti noví.

Zasielanie upomienok klientom výrazne znižuje počet neúčasťí. Naše štatistiky ukazujú, že pripomínanie blížiacich sa stretnutí vašim zákazníkom môže znížiť počet neuskutočnených stretnutí až o 75 % a priniesť až 30 % nárast zisku. Automatické a prispôsobiteľné pripomenutia sú nevyhnutnou a kľúčovou súčasťou každého softvéru na plánovanie schôdzok.

Na druhej strane, ani my ako poskytovatelia služieb nie sme bezchybní, takže možnosť upozorniť váš tím na vytvorené alebo nadchádzajúce rezervácie môže znížiť počet chýb na vašej strane a výrazne zvýšiť spokojnosť vašich zákazníkov.

Keď sa klienti rozhodnú prejsť na internet a dohodnúť si s vami stretnutie, nemali by hádať, kedy ste k dispozícii. Preto je veľmi dôležité, aby systém aktualizoval vašu dostupnosť v reálnom čase. V okamihu, keď si u vás klient rezervuje stretnutie, musí tento časový interval okamžite zmiznúť z vášho kalendára. To isté platí pre kapacitu podujatí - ak je podujatie plné, systém to musí jasne ukázať, inak riskujete, že prídete o existujúcich alebo potenciálnych dlhodobých klientov.

Riadenie tímu a zamestnancov vám môže zabrať až 6 hodín týždenne. Vedeli ste to? Ak svojmu tímu umožníte, aby si sám riadil svoje stretnutia, hodiny a dostupnosť, môžete týchto 6 hodín využiť na to, aby ste sa sústredili na budovanie svojho podniku. A ak sa bojíte pustiť a nemáte kontrolu nad výkonom svojho tímu, uistite sa, že váš online rezervačný systém ponúka aspoň základné tímové štatistiky, ako je využitie kalendára alebo prehľad počtu rezervácií za časové obdobie.

Klienti majú radi, keď majú všetky svoje predchádzajúce a nadchádzajúce rezervácie a informácie o vernostných kartách na jednom mieste a môžu ich spravovať. Dobre štruktúrovaná správa zákazníkov vám tiež poskytuje možnosť pridávať poznámky, plánovať účasť klientov (napríklad opakované rezervácie alebo plánovanie ďalších stretnutí práve v čase, keď končia aktuálne stretnutie) a zablokovať ich pri plánovaní s vami, ak sa ukážu ako nespoľahliví.

Umožniť predaj ďalších služieb alebo produktov v čase rezervácie a ponúkať propagačné kódy, zľavy. Diverzifikujte svoje príjmy ponukou fyzických produktov a spravujte ich v rámci jedného systému. Samozrejme, rezervačný systém a predajný systém môžete mať oddelené, ale otázka znie: Mali by ste? Chcete? Mať jeden systém na všetky uvedené činnosti zjednoduší váš profesionálny život, zníži náklady a v konečnom dôsledku vám poskytne nové možnosti rozvoja vášho podnikania.

Hoci ste miestna firma, vaši zákazníci a zamestnanci môžu pochádzať odkiaľkoľvek. Žijeme v globalizovanom svete a musíme to brať do úvahy. Uistite sa, že váš systém podporuje rôzne jazyky a že váš tím starostlivosti o zákazníkov komunikuje vo všetkých z nich. Bonusová výhoda? Otvorí vám dvere pre potenciálnu expanziu vášho podnikania.

V neposlednom rade. Bezpečnosť je mimoriadne dôležitá, najmä keď vám klienti zverujú svoje osobné a finančné informácie. Toto je jediný bod, v ktorom by ste nemali za žiadnych okolností robiť kompromisy. Čím hlasnejšie systém hovorí o svojich bezpečnostných protokoloch a zhode s certifikátmi, tým lepšie, či už ide o GDPR, SSL alebo PCI DSS.