Szablony przypomnień o spotkaniach, aby utrzymać klientów na bieżąco

Jako właściciel firmy, ważne jest, aby upewnić się, że klienci nie przegapią ważnych spotkań. I do tego właśnie służą przypomnienia o spotkaniach. Działają one jako delikatne bodźce przypominające klientom o ich spotkaniach i pozwalają uniknąć potencjalnych przegapionych okazji. Badania pokazują nawet, że jeśli chodzi o pojawienie się na czas na spotkaniu, kilka przypomnień może drastycznie zwiększyć punktualność.

Jednak prawidłowe napisanie takich przypomnień może nie być łatwe. Dlatego napisaliśmy ten artykuł, aby przedstawić Ci kilka podstawowych szablonów, które możesz wykorzystać w każdej firmie.

Dzięki Reservio możesz wysyłać 6 rodzajów przypomnień. Pomyśl o całym procesie rezerwacji, od potwierdzenia rezerwacji po wysłanie prośby o opinię. Dzięki funkcji niestandardowej wiadomości możesz spersonalizować każdą z nich. Przyjrzyjmy się im po kolei.

Celem tej wiadomości jest powiadomienie klienta, że rezerwacja została zapisana w systemie i oczekuje na potwierdzenie.

Na przykład, napisz do swoich klientów, że zajmiesz się ich prośbą o rezerwację tak szybko, jak to możliwe i jeśli wszystko będzie w porządku, zatwierdzimy ją bez żadnych problemów.

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

jesteśmy wdzięczni za Twoją rezerwację SERVICE_NAME/EVENT_NAME w EVENT_DATE w EVENT_TIME! Obecnie oczekuje ona na nasze zatwierdzenie. Przyjrzymy się rezerwacji tak szybko, jak to możliwe i jeśli wszystko będzie w porządku, zatwierdzimy ją. Będziemy Cię również o tym informować.

Pozdrawiamy Cię serdecznie,
Twój BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Klienci otrzymają tę wiadomość po pomyślnym utworzeniu rezerwacji lub po jej zatwierdzeniu przez Ciebie.

Możesz na przykład napisać swoim klientom, że ich rezerwacja została dokonana poprawnie i że nie możesz się doczekać spotkania z nimi.

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

mamy dla Ciebie wspaniałą wiadomość! Twoja rezerwacja na SERVICE_NAME/EVENT_NAME w EVENT_DATE w EVENT_TIME została potwierdzona. Już nie możemy się doczekać Twojej wizyty w naszym BUSINESS_NAME.

Jeśli będziesz czegoś potrzebować, skontaktuj się z nami pod numerem BUSINESS_PHONE.

Jeśli z jakiegokolwiek powodu odrzucisz rezerwację klienta, otrzyma on tę wiadomość.

Ponieważ ta informacja będzie niewygodna dla klientów, bądź tak uprzejmy, jak to tylko możliwe. Możesz opisać konkretny powód odrzucenia lub skonfigurować automatyczną wiadomość odnoszącą się do warunków Twojej firmy.

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

z przykrością informujemy, że Twoja rezerwacja na SERVICE_NAME/EVENT_NAME w EVENT_DATE w EVENT_TIME została odrzucona.

Prawdopodobnie nie spełniłeś jednego z warunków rezerwacji. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz omówić tę kwestię, skontaktuj się z nami pod numerem BUSINESS_PHONE.

Jeśli musisz anulować potwierdzoną rezerwację, system poinformuje o tym klienta za pośrednictwem tej wiadomości. Wiadomość ta zostanie również wysłana, gdy klient sam anuluje rezerwację.

Może to być również nieprzyjemna informacja dla klienta, więc uważaj na dobór słów i przeproś klienta za wszelkie komplikacje.

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

z przykrością informujemy, że Twoja rezerwacja SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE w EVENT_TIME została anulowana.

Przepraszamy za wszelkie niedogodności i czekamy na Ciebie w przyszłości w naszym BUSINESS_NAME.

Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy przy zmianie harmonogramu lub przyszłych rezerwacjach, skontaktuj się z nami pod numerem BUSINESS_PHONE.

Inne przypomnienia, które mogą otrzymywać Twoi klienci, to te informujące ich o zmianach terminów. Otrzymają oni tę wiadomość niezależnie od tego, czy Ty lub oni zmodyfikujecie rezerwację.

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

chcieliśmy Cię poinformować, że Twoje spotkanie w BUSINESS_NAME zostało zmienione.

Twoja rezerwacja SERVICE_NAME/EVENT_NAME została przesunięta z EVENT_DATE_PREVIOUS at EVENT_TIME_PREVIOUS na EVENT_DATE at EVENT_TIME. Zmodyfikuj tę informację również w swoim kalendarzu, abyśmy byli gotowi na Twoją wizytę we właściwym terminie.

Doceniamy Twoją elastyczność! Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się z nami pod numerem BUSINESS_PHONE.

Teraz najważniejsze przypomnienie. To najważniejsza rzecz, jaką możesz zrobić, aby upewnić się, że Twoi klienci nie zapomną o swoich rezerwacjach i dotrą na czas. W ten sposób Twoje usługi będą przebiegać płynnie, nie będziesz mieć długich przestojów i wszyscy będą bardziej zadowoleni. Pamiętaj, aby podać prawidłową datę i godzinę!

Przypomnienie może wyglądać następująco:

Witaj CLIENT_NAME,

nie możemy się doczekać, aby powitać Cię na nadchodzącej rezerwacji SERVICE_NAME/EVENT_NAME w EVENT_DATE w EVENT_TIME!

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami pod numerem BUSINESS_PHONE.

Cieszymy się, że wkrótce będziemy mogli Ci służyć i sprawić, że będzie to niezapomniane doświadczenie!

Twój,

BUSINESS_NAME.


Podsumowując, skuteczne przypomnienia o spotkaniach to nie tylko uprzejmy gest; są one kluczowym narzędziem do informowania, angażowania i punktualności Twoich klientów. Korzystając z szablonów, które udostępniliśmy w tym wpisie na blogu, możesz usprawnić proces komunikacji i upewnić się, że Twoi klienci są zawsze na bieżąco.

Pamiętaj, że personalizacja, przejrzystość i przyjazny ton mają ogromny wpływ na tworzenie pozytywnych doświadczeń klientów. Niezależnie od tego, czy potwierdzasz rezerwacje, wysyłasz przyjazne przypomnienia, czy powiadamiasz o przełożonych lub odwołanych spotkaniach, szablony te służą jako podstawa do budowania silnych relacji z klientami.