14 podstawowych funkcji oprogramowania do planowania spotkań

Funkcje są niezbędne w oprogramowaniu do planowania spotkań, ponieważ zapewniają narzędzia i możliwości niezbędne do skutecznego zarządzania i optymalizacji procesu planowania. Ułatwiają przyjmowanie rezerwacji i płatności online, dają możliwość posiadania własnej aplikacji mobilnej lub oferowania programu lojalnościowego, a także śledzenia raportów, ochrony ważnych danych lub wysyłania automatycznych przypomnień do klientów i pracowników.

Istnieją pewne funkcje systemów rezerwacji online, na które nie powinieneś iść na kompromis, więc przyjrzyjmy się każdej z tych 14 podstawowych funkcji oprogramowania do planowania spotkań.

System powinien być przyjazny dla użytkownika i intuicyjny zarówno dla klientów, jak i dla biznesu. Nie należy oczekiwać, że użytkownicy będą obeznani z technologią i będą w stanie zarządzać złożonym oprogramowaniem. Umożliw szybką i intuicyjną rezerwację dla swoich klientów oraz łatwe zarządzanie spotkaniami lub klasami dla Ciebie i Twojego personelu dzięki Reservio.

Świat stał się mobilny kilka lat temu i jeśli Twój dostawca systemu rezerwacji nie jest na bieżąco, Ty też nie będziesz. Aplikacja mobilna pozwoli Ci zarządzać biznesem z dowolnego miejsca i w podróży, a także pomoże Ci pozostać w kontakcie z klientami i przyciągnąć nowych. Aplikacja marki pomoże Ci spotkać się z obecnymi i potencjalnymi klientami tam, gdzie oni są, czyli na ich smartfonach.

Daj swoim klientom możliwość zakupu usług, produktów lub programów lojalnościowych, które oferujesz online, korzystając ze wszystkich wygodnych metod płatności, od kart kredytowych i debetowych po e-portfele. Nie tylko przyspieszy to proces płatności dla klientów, ale także zapewni Ci większą kontrolę nad swoim czasem i przychodami.

Nie myśl w kategoriach tego, gdzie twój biznes jest dzisiaj, ale gdzie widzisz go za rok? Czy system jest w stanie obsłużyć rozwój, który planujesz? Wiele biznesów zaczyna od małych firm, a następnie otwiera oddziały i nowe lokalizacje, których wiele systemów rezerwacji online nie jest w stanie obsłużyć. Upewnij się, że zapoznałeś się z ich rozwiązaniami dla przedsiębiorstw.

Upewnij się, że możesz nadążyć za tym, co dzieje się w twoim biznesie dzięki kompleksowemu zestawowi danych. Istnieje kilka podstawowych statystyk, które chcesz śledzić w swoim biznesie zorientowanym na usługi, aby mieć pewność, że podejmujesz właściwe decyzje. Może to być np. wskaźnik nie pojawienia się, zadowolenie i opinie klientów, ulubione usługi i produkty itp. Im lepszy wgląd, tym lepsze podejmowane decyzje.

Integracje sprawiają, że oprogramowanie jest wszechstronne i skalowalne. Żaden dostawca nie będzie w stanie rozwiązać wszystkich Twoich problemów za pomocą jednego oprogramowania. A jeśli nawet twierdzi, że jest w stanie to zrobić, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że ktoś inny, kto specjalizuje się w rozwiązywaniu tego problemu, zrobi to lepiej. Dlatego często lepiej jest po prostu zintegrować dwa oprogramowania i mieć to, co najlepsze z obu światów. Ale czy oprogramowanie się integruje?

Promuj swój biznes online, korzystając z różnych kanałów i opcji dzielenia się rezerwacjami. Możesz skorzystać z dostosowywanej witryny internetowej do rezerwacji, która będzie służyć jako witryna sklepowa twojego biznesu. Możesz też dzielić się swoimi usługami za pośrednictwem linków do rezerwacji i formularzy w mediach społecznościowych, Social media. W ten sposób klient zostanie przekierowany i możesz zwiększyć wykorzystanie.

Sprawdź również, czy system, który rozważasz, oferuje możliwość bycia wymienionym na ich Marketplace. W ten sposób nawet osoby, które nie znają Twojego biznesu lub są nowe w okolicy, mogą Cię znaleźć i odwiedzić.

Wysyłanie przypomnień do klientów drastycznie zmniejsza liczbę nie pojawień się na wizytach. Nasze statystyki pokazują, że przypomnienie klientom o zbliżającym się spotkaniu może zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 75%, a tym samym przynieść nawet 30% wzrost zysków. Zautomatyzowane i konfigurowalne przypomnienia są istotną i kluczową częścią każdego oprogramowania do planowania spotkań.

Z drugiej strony, nawet my jako dostawcy usług nie jesteśmy bezbłędni, więc posiadanie sposobu powiadamiania zespołu o utworzonych lub nadchodzących rezerwacjach może zmniejszyć liczbę błędów po twojej stronie i znacznie poprawić jakość obsługi klienta.

Kiedy klienci decydują się przejść do trybu online, aby zaplanować spotkanie z Tobą, nie powinni zgadywać, kiedy jesteś dostępny. Właśnie dlatego posiadanie systemu aktualizującego Twoją dostępność w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie. W momencie, gdy jeden z klientów rezerwuje u ciebie spotkanie, wolne miejsce musi natychmiast zniknąć z twojego kalendarza. To samo dotyczy dostępności wydarzeń - jeśli wydarzenie jest pełne, system musi to wyraźnie pokazać, w przeciwnym razie ryzykujesz utratę obecnych lub potencjalnych długoterminowych klientów.

Zarządzanie zespołem i personelem pochłania do 6 godzin tygodniowo z Twojego czasu. Czy wiesz, że? Kiedy pozwolisz swojemu zespołowi zarządzać własnymi spotkaniami, godzinami pracy i dostępnością, możesz poświęcić te 6 godzin i skupić się na prawdziwym budowaniu swojego biznesu. A jeśli boisz się odpuścić i nie masz kontroli nad wydajnością swojego zespołu, upewnij się, że twój system rezerwacji online oferuje przynajmniej podstawowe statystyki zespołu, takie jak wykorzystanie kalendarza lub przegląd liczby rezerwacji w danym okresie.

Klienci lubią, gdy mają wszystkie informacje o swoich przeszłych i nadchodzących rezerwacjach oraz karnetach lojalnościowych w jednym miejscu i mogą nimi zarządzać. Jednocześnie dobrze zorganizowane zarządzanie klientem daje możliwość dodawania notatek, planowania frekwencji klienta (np. cykliczne rezerwacje lub planowanie następnego spotkania w momencie, gdy kończy się bieżące) i blokowania ich przed planowaniem z tobą, jeśli okażą się niewiarygodni.

Daj sobie możliwość sprzedaży dodatkowych usług lub produktów w momencie rezerwacji i oferowania kodów promocyjnych, rabatów. Zdywersyfikuj swoje przychody oferując produkty fizyczne i zarządzaj nimi w ramach jednego systemu. Oczywiście możesz mieć system rezerwacji i system punktów sprzedaży osobno, ale pytanie brzmi: czy powinieneś? Czy chcesz to robić? Posiadanie jednego systemu dla wszystkich wyżej wymienionych uprości twoje życie zawodowe, obniży koszty i ostatecznie da ci nowe sposoby na rozwój biznesu.

Nawet jeśli prowadzisz lokalny biznes, Twoi klienci i personel mogą pochodzić z dowolnego miejsca. Żyjemy w zglobalizowanym świecie i musimy się z tym liczyć. Upewnij się, że system obsługuje różne języki, a zespół obsługi klienta komunikuje się we wszystkich z nich. Dodatkowy atut? Otwiera to drzwi do potencjalnej ekspansji Twojego biznesu.

Wreszcie, co nie mniej ważne. Zabezpieczenie jest niezwykle ważne, zwłaszcza gdy Twoi klienci powierzają Ci swoje dane osobowe i finansowe. Jest to jedyny punkt, w którym pod żadnym pozorem nie powinieneś iść na kompromis. Im głośniej system mówi o swoich protokołach zabezpieczeń i zgodności z certyfikatami, tym lepiej, czy to GDPR, SSL czy PCI DSS.