Sjablonen voor herinneringen aan afspraken om klanten op de hoogte te houden

Als bedrijfseigenaar is het van vitaal belang om ervoor te zorgen dat klanten geen belangrijke afspraken missen. En daar zijn de afspraakherinneringen voor. Ze fungeren als een zacht duwtje in de rug om klanten aan hun afspraken te herinneren en de kans op gemiste kansen te voorkomen. Studies tonen zelfs aan dat als het gaat om op tijd komen voor een vergadering, een paar herinneringen de punctualiteit drastisch kunnen verhogen.

Het kan echter niet eenvoudig zijn om zulke herinneringen correct te schrijven. Daarom hebben we dit artikel geschreven om je kennis te laten maken met een aantal basissjablonen die je in elk bedrijf kunt gebruiken.

Met Reservio kun je 6 soorten herinneringen versturen. Denk aan het hele boekingsproces, van het bevestigen van je boeking tot het sturen van een feedbackverzoek. Met een functie aangepast bericht kun je ze allemaal personaliseren. Laten we ze een voor een bekijken.

Het doel van dit bericht is om de klant te laten weten dat de reservering is opgeslagen in het systeem en momenteel wacht op de bevestiging ervan.

Schrijf bijvoorbeeld naar je klanten dat je hun reserveringsaanvraag zo snel mogelijk behandelt en als alles in orde is, zullen we deze zonder problemen goedkeuren.

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

we zijn dankbaar voor je boeking SERVICE_NAME/EVENT_NAME op EVENT_DATE op EVENT_TIME! Deze wacht momenteel op onze goedkeuring. We zullen de boeking zo snel mogelijk bekijken en als alles in orde is, zullen we deze goedkeuren. Ook daarvan houden we je op de hoogte.

Hartelijke groeten,
Hoogachtend BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Klanten ontvangen dit bericht na het succesvol maken van hun boeking of na jouw goedkeuring.

Je kunt je klanten bijvoorbeeld schrijven dat hun boeking correct is gemaakt en dat je ernaar uitkijkt om ze te zien.

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

we hebben geweldig nieuws voor je! Je boeking voor SERVICE_NAME/EVENT_NAME op EVENT_DATE at EVENT_TIME is bevestigd. We kijken nu al uit naar je bezoek in ons BUSINESS_NAME.

Als je iets nodig hebt, neem dan contact met ons op via BUSINESS_PHONE.

Als je een boeking van een klant om wat voor reden dan ook afwijst, ontvangt deze dit bericht.

Omdat deze informatie ongemakkelijk is voor klanten, moet je zo beleefd mogelijk zijn. Je kunt de specifieke reden voor de afwijzing beschrijven of een automatisch bericht instellen dat verwijst naar de algemene voorwaarden van je bedrijf.

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

het spijt ons je te moeten informeren dat je reservering voor SERVICE_NAME/EVENT_NAME op EVENT_DATE op EVENT_TIME is afgewezen.

Je hebt waarschijnlijk niet voldaan aan een van de boekingsvoorwaarden. Als je vragen hebt of dit verder wilt bespreken, neem dan gerust contact met ons op via BUSINESS_PHONE.

Als je een bevestigde boeking moet annuleren, informeert het systeem de klant via dit bericht. Het stuurt dit bericht ook als de klant de boeking zelf annuleert.

Dit is waarschijnlijk ook onplezierige informatie voor de klant, dus wees voorzichtig met je woordkeuze en verontschuldig je tegenover de klant voor eventuele complicaties.

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

het spijt ons je te moeten informeren dat je boeking SERVICE_NAME/EVENT_NAME op EVENT_DATE om EVENT_TIME is geannuleerd.

Onze excuses voor het ongemak en we zien je graag in de toekomst in ons BUSINESS_NAME.

Als je vragen hebt of hulp nodig hebt bij het opnieuw inplannen of toekomstige boekingen, neem dan contact met ons op via BUSINESS_PHONE.

Andere herinneringen die je klanten kunnen ontvangen zijn herinneringen die hen informeren over wijzigingen in hun afspraken. Ze ontvangen dit bericht ongeacht of jij of zij de boeking wijzigen.

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

we wilden je informeren dat je afspraak in BUSINESS_NAME is gewijzigd.

Je boeking SERVICE_NAME/EVENT_NAME is verplaatst van EVENT_DATE_PREVIOUS op EVENT_TIME_PREVIOUS naar EVENT_DATE op EVENT_TIME. Pas deze informatie ook aan in je agenda zodat we op de juiste datum klaar zijn voor je bezoek.

We waarderen je flexibiliteit! Als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt, neem dan gerust contact met ons op via BUSINESS_PHONE.

Nu komt de allerbelangrijkste herinnering. Het is het belangrijkste wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat je klanten hun boekingen niet vergeten en dat ze op tijd komen. Op deze manier zullen je diensten soepel verlopen, heb je geen lange stilstandtijden en zal iedereen meer tevreden zijn. Zorg ervoor dat je de juiste datum en tijd vermeldt!

De herinnering kan er als volgt uitzien:

Hallo CLIENT_NAME,

we kunnen niet wachten om je te verwelkomen voor je komende boeking SERVICE_NAME/EVENT_NAME op EVENT_DATE om EVENT_TIME!

Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen op BUSINESS_PHONE.

We kijken ernaar uit om je binnenkort van dienst te zijn en er een onvergetelijke ervaring van te maken!

Met vriendelijke groeten,

BUSINESS_NAME.


Tot slot zijn effectieve afspraakherinneringen niet alleen een beleefd gebaar; ze zijn een cruciaal hulpmiddel om je klanten op de hoogte, betrokken en punctueel te houden. Door de sjablonen te gebruiken die we in deze blogpost hebben gegeven, kun je je communicatieproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat je klanten altijd op de hoogte zijn.

Vergeet niet dat personalisatie, duidelijkheid en een vriendelijke toon een belangrijke rol spelen bij het creëren van een positieve klantervaring. Of het nu gaat om het bevestigen van boekingen, het sturen van vriendelijke herinneringen of het informeren over verschoven of geannuleerde afspraken, deze sjablonen dienen als basis voor het opbouwen van sterke klantrelaties.