14 viktige funksjoner i programvare for avtaleplanlegging

Funksjoner er avgjørende i programvare for timeplanlegging fordi de gir deg de verktøyene og mulighetene du trenger for å administrere og optimalisere timeplanleggingsprosessen på en effektiv måte. De gjør det enklere å ta imot bestillinger og betalinger på nettet, gir deg muligheten til å ha din egen mobilapp eller tilby et lojalitetsprogram, samt spore rapporter, beskytte viktige data eller sende automatiske påminnelser til kunder og ansatte.

Det er noen funksjoner i online bookingsystemer du ikke bør gå på akkord med, så la oss ta en titt på hver av disse 14 viktige funksjonene i programvare for timeplanlegging.

Systemet bør være brukervennlig og intuitivt for både kundene og virksomheten. Det bør ikke være en forventning om at brukerne skal være teknisk kyndige og kunne håndtere en kompleks programvare. Med Reservio kan du gi kundene dine rask og intuitiv booking, og du og dine ansatte kan enkelt administrere avtaler og timer.

Verden ble mobil for noen år siden, og hvis leverandøren av bookingsystemet ditt ikke er oppdatert, blir ikke du det heller. Med en mobilapp kan du administrere virksomheten din hvor som helst og når som helst, og den kan også hjelpe deg med å holde kontakten med kundene dine og tiltrekke deg nye. En merkevareapp hjelper deg med å møte eksisterende og potensielle kunder der de er, nemlig på smarttelefonen.

Gi kundene dine muligheten til å kjøpe tjenester, produkter eller lojalitetsprogrammer du tilbyr på nettet ved hjelp av alle de praktiske betalingsmåtene, fra kreditt- og debetkort til e-lommebøker. Dette vil ikke bare gjøre betalingsprosessen raskere for kundene, men også gi deg bedre kontroll over tid og inntekter.

Tenk ikke på hvor virksomheten er i dag, men hvor ser du den om et år? Har systemet kapasitet til å støtte den veksten du planlegger? Mange bedrifter starter i det små og åpner deretter filialer og nye lokasjoner, noe mange online bookingsystemer ikke kan håndtere. Sørg for å undersøke hvilke løsninger de har for store bedrifter.

Sørg for at du kan følge med på hva som skjer i virksomheten din ved hjelp av et omfattende datasett. Det finnes noen grunnleggende statistikker som du bør følge med på i en serviceorientert virksomhet for å sikre at du tar de riktige beslutningene. Det kan f.eks. være antall uteblivelser, kundetilfredshet og -anmeldelser, favorittjenester og -produkter osv. Jo bedre innsikt, desto bedre beslutninger.

Det er integrasjonene som gjør programvaren allsidig og skalerbar. Ingen leverandør vil kunne løse alle problemene dine med én programvare. Og selv om de påstår at de kan det, er sjansen stor for at noen andre, som har spesialisert seg på å løse problemet, kan gjøre det bedre. Derfor er det ofte bedre å integrere de to programvarene og få det beste fra begge verdener. Men kan programvarene integreres?

Markedsfør virksomheten din på nettet ved hjelp av ulike kanaler og muligheter for å dele bookinger. Du kan bruke en tilpassbar bestillingsside som fungerer som et utstillingsvindu for virksomheten din. Eller du kan dele tjenestene dine via bestillingslenker og skjemaer på sosiale medier. På denne måten blir kunden ledet videre, og du kan øke utnyttelsesgraden.

Sjekk også om systemet du ser på, tilbyr muligheten til å bli oppført på markedsplassen deres. På denne måten kan også folk som ikke kjenner til virksomheten din eller er nye i området, finne deg og besøke deg.

Å sende påminnelser til kundene reduserer antall uteblivelser drastisk. Statistikken vår viser at påminnelser om kommende avtaler kan redusere antall uteblivelser med opptil 75 % og dermed øke fortjenesten med opptil 30 %. Automatiserte og tilpassbare påminnelser er en viktig og avgjørende del av enhver programvare for timeplanlegging.

På den annen side er heller ikke vi som tjenesteleverandører feilfrie, så det å ha en måte å varsle teamet ditt om nye eller kommende bestillinger på kan redusere antall feil og forbedre kundeopplevelsen betraktelig.

Når kundene velger å gå inn på nettet for å avtale et møte med deg, bør de ikke gjette seg til når du er tilgjengelig. Derfor er det avgjørende at systemet oppdaterer tilgjengeligheten din i sanntid. I det øyeblikket en kunde booker en avtale med deg, må den ledige tiden umiddelbart forsvinne fra kalenderen din. Det samme gjelder for arrangementskapasitet - hvis et arrangement er fullt, må det vises tydelig i systemet, ellers risikerer du å miste eksisterende eller potensielle langsiktige kunder.

Team- og personalledelse tar opptil 6 timer i uken av tiden din. Visste du det? Når du lar teamet ditt administrere sine egne avtaler, arbeidstider og tilgjengelighet, kan du bruke disse 6 timene på å bygge opp virksomheten din. Og hvis du er redd for å gi slipp og ikke har kontroll over teamets prestasjoner, bør du sørge for at det nettbaserte bookingsystemet ditt i det minste tilbyr grunnleggende teamstatistikk som kalenderutnyttelse eller en oversikt over antall bookinger per tidsperiode.

Kundene liker å ha all informasjon om tidligere og kommende bookinger og lojalitetskort samlet på ett sted, slik at de kan administrere den. Samtidig gir en godt strukturert kundeadministrasjon deg muligheten til å legge til notater, planlegge oppmøte for kundene dine (for eksempel gjentagende bookinger eller planlegging av neste avtale akkurat når de er ferdige med den nåværende) og blokkere dem fra å bestille time hos deg hvis de viser seg å være upålitelige.

Gi deg selv muligheten til å selge tilleggstjenester eller -produkter på bestillingstidspunktet og tilby kampanjekoder og rabatter. Diversifiser inntektene dine ved å tilby fysiske produkter og administrere dem i ett og samme system. Du kan selvsagt ha et bestillingssystem og et kassasystem hver for seg, men spørsmålet er om du bør ha det. Ønsker du det? Hvis du har ett system for alt det ovennevnte, vil det forenkle hverdagen din, redusere kostnadene og i siste instans gi deg nye måter å utvide virksomheten på.

Selv om du er en lokal bedrift, kan både kunder og ansatte komme fra hvor som helst. Vi lever i en globalisert verden, og det må vi ta høyde for. Sørg for at systemet støtter ulike språk, og at kundeserviceteamet kan kommunisere på alle språkene. Bonusfordel? Dette åpner døren for potensiell ekspansjon av virksomheten.

Sist, men absolutt ikke minst. Sikkerhet er ekstremt viktig, spesielt når kundene dine betror deg sine personlige og økonomiske opplysninger. Dette er det eneste punktet du under ingen omstendigheter bør gå på akkord med. Jo høyere systemet snakker om sine sikkerhetsprotokoller og sertifiseringer, desto bedre, enten det gjelder GDPR, SSL eller PCI DSS.