Modelli di promemoria per tenere i clienti al corrente di tutto

In qualità di imprenditore, è fondamentale assicurarsi che i clienti non perdano gli appuntamenti importanti. I promemoria per appuntamenti servono proprio a questo. Servono a ricordare ai clienti i loro appuntamenti e ad evitare che si perdano delle occasioni. Alcuni studi dimostrano addirittura che, quando si tratta di presentarsi puntuali a una riunione, alcuni promemoria possono aumentare drasticamente la puntualità.

Tuttavia, potrebbe non essere facile scrivere correttamente questi promemoria. Ecco perché abbiamo scritto questo articolo per presentarti alcuni modelli di base che puoi utilizzare in qualsiasi azienda.

Con Reservio puoi inviare 6 tipi di promemoria. Pensa all'intero processo di prenotazione, dalla conferma della prenotazione all'invio di una richiesta di feedback. Con un messaggio personalizzato, puoi personalizzare ognuno di essi. Vediamoli uno per uno.

Lo scopo di questo messaggio è quello di informare il cliente che la prenotazione è stata salvata nel sistema ed è attualmente in attesa di conferma.

Ad esempio, scrivi ai tuoi clienti dicendo che ti occuperai della loro richiesta di prenotazione il prima possibile e che, se tutto è in ordine, la approveremo senza problemi.

Il promemoria può avere questo aspetto:

Ciao CLIENT_NAME,

ti ringraziamo per la tua prenotazione di SERVICE_NAME/EVENT_NAME per la EVENT_DATE all'EVENT_TIME! Al momento è in attesa di approvazione. Esamineremo la prenotazione il prima possibile e, se tutto è in ordine, la approveremo. Ti terremo informato anche su questo.

Cordiali saluti,
il tuo BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

I clienti riceveranno questo messaggio dopo aver creato la loro prenotazione o dopo la tua approvazione.

Ad esempio, puoi scrivere ai tuoi clienti che la loro prenotazione è stata effettuata correttamente e che non vedi l'ora di incontrarli.

Il promemoria può avere il seguente aspetto:

Ciao CLIENT_NAME,

abbiamo una grande notizia per te! La tua prenotazione per SERVICE_NAME/EVENT_NAME alla EVENT_DATE e all'EVENT_TIME è stata confermata. Non vediamo l'ora che tu venga a trovarci nella nostra BUSINESS_NAME.

Se hai bisogno di qualcosa, contattaci al numero di BUSINESS_PHONE.

Se rifiuti la prenotazione di un cliente per qualsiasi motivo, questi riceverà questo messaggio.

Poiché questa informazione sarà scomoda per i clienti, sii il più gentile possibile. Puoi descrivere il motivo specifico del rifiuto o impostare un messaggio automatico che faccia riferimento ai termini e alle condizioni della tua azienda.

Il promemoria può essere simile a questo:

Salve CLIENT_NAME,

siamo spiacenti di informarti che la tua prenotazione per SERVICE_NAME/EVENT_NAME alla EVENT_DATE e all'EVENT_TIME è stata rifiutata.

Probabilmente non hai soddisfatto una delle condizioni di prenotazione. Se hai domande o desideri discuterne ulteriormente, non esitare a contattarci al numero di telefono aziendale.

Se devi cancellare una prenotazione confermata, il sistema informerà il cliente tramite questo messaggio. Il sistema invia questo messaggio anche quando è il cliente stesso a cancellare la prenotazione.

Anche questa potrebbe essere un'informazione spiacevole per il cliente, quindi fai attenzione alla scelta delle parole e scusati con il cliente per eventuali complicazioni.

Il promemoria può avere il seguente aspetto:

Ciao CLIENT_NAME,

siamo spiacenti di informarla che la sua prenotazione di SERVICE_NAME/EVENT_NAME alla EVENT_DATE e all'EVENT_TIME è stata cancellata.

Ci scusiamo per l'inconveniente e ci auguriamo di rivederti in futuro nella nostra BUSINESS_NAME.

Se hai domande o hai bisogno di assistenza per riprogrammare o prenotare in futuro, contattaci al numero di BUSINESS_PHONE.

Altri promemoria che i tuoi clienti possono ricevere sono quelli che li informano delle modifiche ai loro appuntamenti. Riceveranno questo messaggio sia che tu o loro modifichi la prenotazione.

Il promemoria può avere il seguente aspetto:

Salve CLIENT_NAME,

volevamo informarti che il tuo appuntamento presso BUSINESS_NAME è stato modificato.

La tua prenotazione SERVICE_NAME/EVENT_NAME è stata riprogrammata da EVENT_DATE_PREVIOUS a EVENT_TIME_PREVIOUS a EVENT_DATE a EVENT_TIME. Ti preghiamo di modificare questa informazione anche nel tuo calendario in modo da essere pronti per la tua visita nella data giusta.

Apprezziamo la tua flessibilità! Se hai domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a contattarci al numero di telefono aziendale.

Ora arriva il promemoria più importante di tutti. È la cosa più importante che tu possa fare per assicurarti che i tuoi clienti non dimentichino le loro prenotazioni e che arrivino in orario. In questo modo i tuoi servizi scorreranno senza intoppi, non avrai lunghi tempi morti e tutti saranno più soddisfatti. Assicurati di inserire la data e l'ora corretta!

Il promemoria può avere questo aspetto:

Ciao CLIENT_NAME,

non vediamo l'ora di darti il benvenuto per la tua prossima prenotazione di SERVICE_NAME/EVENT_NAME alla EVENT_DATE e all'EVENT_TIME!

Per qualsiasi domanda, non esitare a contattarci al numero di telefono aziendale.

Non vediamo l'ora di servirti presto e di rendere l'esperienza memorabile!

I tuoi,

NOME DELL'IMPRESA.


In conclusione, i promemoria efficaci per gli appuntamenti non sono solo un gesto di cortesia: sono uno strumento fondamentale per mantenere i tuoi clienti informati, impegnati e puntuali. Utilizzando i modelli che ti abbiamo fornito in questo blog post, potrai semplificare il tuo processo di comunicazione e assicurarti che i tuoi clienti siano sempre informati.

Ricorda che la personalizzazione, la chiarezza e il tono amichevole contribuiscono a creare un'esperienza positiva per i clienti. Sia che si tratti di confermare prenotazioni, inviare promemoria amichevoli o notificare appuntamenti riprogrammati o cancellati, questi modelli servono come base per costruire solide relazioni con i clienti.