14 caratteristiche essenziali di un software per la pianificazione degli appuntamenti

Le caratteristiche sono essenziali in un software di pianificazione appuntamenti perché forniscono gli strumenti e le funzionalità necessarie per gestire in modo efficace e ottimizzare il processo di pianificazione. Ti renderanno più facile accettare prenotazioni e pagamenti online, ti daranno la possibilità di avere una tua app mobile o di offrire un programma di fidelizzazione, oltre a tracciare rapporti, proteggere dati importanti o inviare promemoria automatici ai clienti e ai tuoi dipendenti.

Ci sono alcune caratteristiche dei sistemi di prenotazioni online su cui non devi scendere a compromessi, quindi diamo un'occhiata a ciascuna di queste 14 caratteristiche essenziali del software di pianificazione appuntamenti.

Il sistema deve essere facile da usare e intuitivo sia per i clienti che per l'attività. Non ci si deve aspettare che gli utenti siano esperti di tecnologia e in grado di gestire un software complesso. Con Reservio puoi prenotare in modo rapido e intuitivo per i tuoi clienti e gestire facilmente gli appuntamenti o le classi per te e il tuo staff.

Il mondo è diventato mobile da qualche anno e se il tuo fornitore di sistemi di prenotazioni non è al passo con i tempi, non lo sarai nemmeno tu. Un'app mobile ti permetterà di gestire la tua attività da qualsiasi luogo e in movimento, oltre ad aiutarti a rimanere in contatto con i tuoi clienti e ad attirarne di nuovi. Un'app con marchio ti aiuta a incontrare i tuoi clienti attuali e potenziali dove si trovano, ovvero sui loro smartphone.

Dai ai tuoi clienti la possibilità di acquistare i servizi, i prodotti o i programmi di fidelizzazione che offri online utilizzando tutti i metodi di pagamento più convenienti, dalle carte di credito e di debito ai portafogli elettronici. In questo modo non solo velocizzerai il processo di pagamento per i clienti, ma avrai anche un maggiore controllo sul tuo tempo e sul tuo reddito.

Non pensare a dove si trova oggi la tua attività, ma a dove la vedi tra un anno? Il sistema è in grado di supportare la crescita che stai pianificando? Molte attività iniziano in piccolo e poi aprono filiali e nuove sedi che molti sistemi di prenotazioni online non sanno come supportare. Assicurati di esplorare le loro soluzioni per le aziende.

Assicurati di poter seguire ciò che accade nella tua attività attraverso una serie completa di dati. Ci sono alcune statistiche di base che devi tenere sotto controllo nella tua attività di servizio per assicurarti di prendere le decisioni giuste. Ad esempio, il tasso di mancata presentazione, la soddisfazione e le recensioni dei clienti, i servizi e i prodotti preferiti, ecc. Migliori sono gli approfondimenti, migliori sono le decisioni prese.

Le integrazioni rendono il software versatile e scalabile. Nessun fornitore sarà in grado di risolvere tutti i tuoi problemi con un unico software. E se sostiene di poterlo fare, è probabile che qualcun altro, specializzato nella risoluzione di quel problema, possa farlo meglio. Ecco perché spesso è meglio integrare i due software e avere il meglio dei due mondi. Ma i software si integrano?

Promuovi la tua attività online utilizzando diversi canali e opzioni per condividere le prenotazioni. Puoi utilizzare un sito web di prenotazione personalizzabile che funga da vetrina della tua attività. Oppure puoi condividere i tuoi servizi tramite link e moduli di prenotazione sulle reti sociali. In questo modo il cliente sarà indirizzato e tu potrai aumentare il tuo utilizzo.

Verifica anche se il sistema che stai cercando offre la possibilità di essere inserito nel suo marketplace. In questo modo, anche le persone che non conoscono la tua attività o che sono nuove della zona potranno trovarti e visitarti.

L'invio di promemoria ai clienti riduce drasticamente la mancata presentazione. Le nostre statistiche dimostrano che ricordare ai clienti i loro prossimi appuntamenti può ridurre la mancata presentazione fino al 75% e quindi portare a un aumento dei profitti fino al 30%. Le promemoria automatiche e personalizzabili sono una parte essenziale e cruciale di qualsiasi software per la pianificazione degli appuntamenti.

D'altra parte, anche noi fornitori di servizio non siamo impeccabili, quindi avere un modo per avvisare il tuo team delle prenotazioni create o imminenti può ridurre gli errori da parte tua e migliorare significativamente l'esperienza del cliente.

Quando i clienti scelgono di andare online per pianificare un incontro con te, non devono indovinare quando sei disponibile. Ecco perché è fondamentale che il sistema aggiorni la tua disponibilità in tempo reale. Nel momento in cui un cliente prenota un appuntamento con te, lo slot deve scomparire immediatamente dal tuo calendario. Lo stesso vale per la capacità degli eventi: se un evento è pieno, il sistema deve mostrarlo chiaramente o rischierai di perdere clienti esistenti o potenziali a lungo termine.

La gestione del team e del personale richiede fino a 6 ore a settimana del tuo tempo. Lo sapevi? Se permetti al tuo team di gestire i propri appuntamenti, gli orari di lavoro e la propria disponibilità, puoi dedicare quelle 6 ore alla costruzione della tua attività. Se hai paura di lasciarti andare e di non avere alcun controllo sulle prestazioni del tuo team, assicurati che il tuo sistema di prenotazioni online offra almeno statistiche di base sul team, come l'utilizzo del calendario o una panoramica del numero di prenotazioni per periodo di tempo.

Ai clienti piace avere tutte le informazioni sulle prenotazioni passate e future e sugli abbonamenti in un unico posto e poterle gestire. Allo stesso tempo, una gestione clienti ben strutturata ti dà la possibilità di aggiungere note, di verificare la presenza dei clienti (come le prenotazioni ricorrenti o la programmazione dell'appuntamento successivo proprio quando stanno concludendo quello attuale) e di bloccarli dalla pianificazione con te se si dimostrano inaffidabili.

Offri la possibilità di vendere servizi o prodotti aggiuntivi al momento della prenotazione e di offrire codici promozionali e sconti. Diversifica il tuo reddito offrendo prodotti fisici e gestendoli con un unico sistema. Ovviamente puoi avere un sistema di prenotazioni e un sistema di punti vendita separati, ma la domanda è: dovresti? Vuoi farlo? Avere un unico sistema per tutte le attività sopra menzionate semplificherà la tua vita professionale, ridurrà i costi e ti offrirà nuovi modi per far crescere la tua attività.

Anche se la tua è un'attività locale, i tuoi clienti e il tuo staff possono provenire da qualsiasi luogo. Viviamo in un mondo globalizzato e dobbiamo tenerne conto. Assicurati che il sistema supporti diverse lingue e che il team di Assistenza Clienti comunichi in tutte. Un vantaggio in più? Questo apre le porte a una potenziale espansione della tua attività.

Infine, ma non certo per importanza. La sicurezza è importantissima, soprattutto quando i tuoi clienti ti affidano le loro informazioni personali e finanziarie. Questo è l'unico punto su cui non devi scendere a compromessi in nessun caso. Più il sistema parla dei suoi protocolli di sicurezza e della conformità alle certificazioni, meglio è, che si tratti di GDPR, SSL o PCI DSS.