Modèles de rappel de rendez-vous pour tenir les clients informés

En tant que chef d'entreprise, il est essentiel de veiller à ce que les clients ne manquent pas les rendez-vous importants. C'est à cela que servent les rappels de rendez-vous. Ils servent à rappeler aux clients leurs rendez-vous et à éviter les occasions manquées. Des études montrent même que lorsqu'il s'agit d'arriver à l'heure à une réunion, quelques rappels peuvent augmenter considérablement la ponctualité.

Toutefois, il n'est pas toujours facile de rédiger correctement ces rappels. C'est pourquoi nous avons rédigé cet article pour vous présenter quelques modèles de base que vous pouvez utiliser dans n'importe quelle entreprise.

Avec Reservio, vous pouvez envoyer 6 types de rappels. Pensez à l'ensemble du processus de réservation, de la confirmation de votre réservation à l'envoi d'une demande de feedback. Avec un message personnalisé, vous pouvez personnaliser chacun d'entre eux. Examinons-les un par un.

L'objectif de ce message est d'informer le client que la réservation a été enregistrée dans le système et qu'elle est en attente de confirmation.

Par exemple, écrivez à vos clients que vous traiterez leur demande de réservation dès que possible et que, si tout est en ordre, nous l'approuverons sans problème.

Le rappel peut ressembler à ceci :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous vous remercions d'avoir réservé SERVICE_NAME/EVENT_NAME le EVENT_DATE à EVENT_TIME ! Elle est actuellement en attente d'approbation. Nous examinerons la réservation dès que possible et, si tout est en ordre, nous l'approuverons. Nous vous tiendrons également au courant.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées,
votre BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Les clients recevront ce message après avoir créé leur réservation ou après votre approbation.

Par exemple, vous pouvez écrire à vos clients que leur réservation a été effectuée correctement et que vous êtes impatient de les voir.

Le rappel peut ressembler à ceci :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous avons une excellente nouvelle pour vous ! Votre réservation pour SERVICE_NAME/EVENT_NAME le EVENT_DATE à EVENT_TIME a été confirmée. Nous nous réjouissons d'ores et déjà de votre visite dans notre BUSINESS_NAME.

Si vous avez besoin de quelque chose, n'hésitez pas à nous contacter au BUSINESS_PHONE.

Si vous refusez la réservation d'un client pour quelque raison que ce soit, il recevra ce message.

Comme cette information mettra les clients mal à l'aise, soyez aussi poli que possible. Vous pouvez décrire la raison spécifique du refus ou créer un message automatique faisant référence aux conditions générales de votre entreprise.

Le rappel peut ressembler à ceci :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous avons le regret de vous informer que votre réservation pour SERVICE_NAME/EVENT_NAME le EVENT_DATE à EVENT_TIME a été refusée.

Vous n'avez probablement pas rempli l'une des conditions de réservation. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en discuter plus avant, n'hésitez pas à nous contacter au BUSINESS_PHONE.

Si vous devez annuler une réservation confirmée, le système en informera le client par le biais de ce message. Il envoie également ce message lorsque le client annule lui-même la réservation.

Cette information risque également d'être désagréable pour le client ; soyez donc prudent dans le choix de vos mots et présentez vos excuses au client pour toute complication.

Le rappel peut ressembler à ceci :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous sommes désolés de vous informer que votre réservation de SERVICE_NAME/EVENT_NAME pour EVENT_DATE à EVENT_TIME a été annulée.

Nous nous excusons pour ce désagrément et espérons vous revoir à l'avenir dans notre BUSINESS_NAME.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour une nouvelle programmation ou pour de futures réservations, veuillez nous contacter au BUSINESS_PHONE.

Les autres rappels que vos clients peuvent recevoir sont ceux qui les informent des modifications apportées à leurs rendez-vous. Ils recevront ce message que ce soit vous ou eux qui modifient la réservation.

Le rappel peut ressembler à ceci :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous tenions à vous informer que votre rendez-vous à BUSINESS_NAME a été modifié.

Votre réservation SERVICE_NAME/EVENT_NAME a été déplacée de EVENT_DATE_PREVIOUS à EVENT_TIME_PREVIOUS à EVENT_DATE à EVENT_TIME. Veuillez modifier cette information dans votre calendrier afin que nous soyons prêts à vous accueillir à la bonne date.

Nous apprécions votre flexibilité ! Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter au BUSINESS_PHONE.

Voici maintenant le rappel le plus important. C'est la chose la plus importante que vous puissiez faire pour vous assurer que vos clients n'oublient pas leurs réservations et qu'ils arrivent à l'heure. Ainsi, vos services se dérouleront sans heurts, vous n'aurez pas de longs temps d'arrêt et tout le monde sera plus satisfait. Veillez à indiquer la date et l'heure exactes !

Le rappel peut se présenter comme suit :

Bonjour CLIENT_NAME,

nous sommes impatients de vous accueillir pour votre prochaine réservation SERVICE_NAME/EVENT_NAME le EVENT_DATE à EVENT_TIME !

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter au BUSINESS_PHONE.

Nous sommes impatients de vous servir et de vous faire vivre une expérience mémorable !

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées,

BUSINESS_NAME.


En conclusion, des rappels de rendez-vous efficaces ne sont pas seulement un geste de courtoisie ; ils constituent un outil essentiel pour que vos clients soient informés, engagés et ponctuels. En utilisant les modèles que nous avons fournis dans ce billet, vous pouvez rationaliser votre processus de communication et vous assurer que vos clients sont toujours au courant.

N'oubliez pas que la personnalisation, la clarté et un ton amical contribuent grandement à créer une expérience client positive. Qu'il s'agisse de confirmer des réservations, d'envoyer des rappels amicaux ou de notifier le report ou l'annulation d'un rendez-vous, ces modèles servent de base à l'établissement de relations solides avec les clients.