14 caractéristiques essentielles d'un logiciel de prise de rendez-vous

Les fonctionnalités sont essentielles dans un logiciel de prise de rendez-vous, car elles fournissent les outils et les capacités nécessaires pour gérer efficacement et optimiser le processus de planification. Elles faciliteront l'acceptation des réservations et des paiements en ligne, vous donneront la possibilité d'avoir votre propre application mobile ou d'offrir un programme de fidélité, ainsi que de suivre les rapports, de protéger les données importantes ou d'envoyer des rappels automatisés aux clients et à vos employés.

Il y a certaines fonctionnalités des systèmes de réservation en ligne sur lesquelles vous ne devriez pas faire de compromis, alors jetons un coup d'œil à chacune de ces 14 fonctionnalités essentielles d'un logiciel de planification de rendez-vous.

Le système doit être convivial et intuitif, tant pour les clients que pour l'entreprise. Il ne faut pas s'attendre à ce que les utilisateurs soient rompus à la technologie et puissent gérer un logiciel complexe. Reservio permet une réservation rapide et intuitive pour vos clients et une gestion facile des rendez-vous ou des classes pour vous et les membres de votre personnel.

Le monde est devenu mobile il y a quelques années et si votre fournisseur de système de réservation n'est pas à la page, vous ne le serez pas non plus. Une application mobile vous permettra de gérer votre entreprise de n'importe où et en déplacement, et elle peut également vous aider à rester en contact avec vos clients et à en attirer de nouveaux. Une application de marque vous aide à rencontrer vos clients existants et potentiels là où ils se trouvent, c'est-à-dire sur leur smartphone.

Donnez à vos clients la possibilité d'acheter en ligne les services, les produits ou les programmes de fidélité que vous proposez en utilisant tous les moyens de paiement pratiques, des cartes de crédit et de débit aux portefeuilles électroniques. Cela permettra non seulement d'accélérer le processus de paiement pour les clients, mais aussi de mieux contrôler votre temps et vos revenus.

Ne pensez pas à la situation actuelle de votre entreprise, mais à celle que vous envisagez dans un an. Le système a-t-il la capacité de soutenir la croissance que vous avez forfaitée ? De nombreuses entreprises démarrent modestement, puis ouvrent des succursales et de nouveaux sites, ce que de nombreux systèmes de réservation en ligne ne savent pas faire. Assurez-vous d'explorer leurs solutions pour les entreprises.

Assurez-vous de pouvoir suivre l'évolution de votre entreprise grâce à un ensemble complet de données. Il existe certaines statistiques de base que vous souhaitez suivre dans votre entreprise de services pour vous assurer de prendre les bonnes décisions. Il peut s'agir, par exemple, du taux de non-présentations, de la satisfaction et des avis des clients, des services et produits préférés, etc. Plus les informations sont précises, meilleures sont les décisions prises.

Ce sont les intégrations qui rendent le logiciel polyvalent et évolutif. Aucun fournisseur ne sera en mesure de résoudre tous vos problèmes avec un seul logiciel. Et s'il prétend le faire, il y a de fortes chances que quelqu'un d'autre, spécialisé dans la résolution de ce problème, puisse le faire mieux que lui. C'est pourquoi il est souvent préférable d'intégrer les deux logiciels et de bénéficier du meilleur des deux mondes. Mais les logiciels s'intègrent-ils ?

Faites la promotion de votre entreprise en ligne en utilisant différents canaux et options pour partager les réservations. Vous pouvez utiliser un site web de réservation personnalisable qui servira de vitrine à votre entreprise. Ou vous pouvez partager vos services via des liens et des formulaires de réservation sur les réseaux sociaux. De cette façon, le client sera dirigé et vous pourrez augmenter votre utilisation.

Vérifiez également si le système que vous envisagez offre la possibilité d'être répertorié sur sa Marketplace. De cette façon, même les personnes qui ne connaissent pas votre entreprise ou qui sont nouvelles dans la région peuvent vous trouver et vous visiter.

L'envoi de rappels aux clients réduit considérablement les non-présentations. Nos statistiques montrent que le fait de rappeler à vos clients leurs prochains rendez-vous peut réduire les non-présentations jusqu'à 75 % et donc apporter jusqu'à 30 % d'augmentation des bénéfices. Les rappels automatisés et personnalisables sont une partie essentielle et cruciale de tout logiciel de prise de rendez-vous.

D'un autre côté, même nous, en tant que fournisseurs de services, ne sommes pas irréprochables, donc avoir un moyen de notifier à votre équipe les réservations créées ou à venir peut réduire les erreurs de votre côté et améliorer de manière significative l'expérience de vos clients.

Lorsque les clients choisissent d'aller en ligne pour planifier un calendrier avec vous, ils ne doivent pas deviner quand vous êtes disponible. C'est pourquoi il est essentiel que le système mette à jour vos disponibilités en temps réel. Dès qu'un client réserve un rendez-vous avec vous, le créneau doit immédiatement disparaître de votre calendrier. Il en va de même pour la capacité d'accueil des événements : si un événement est complet, le système doit l'indiquer clairement, faute de quoi vous risquez de perdre des clients existants ou potentiels à long terme.

La gestion d'une équipe et du personnel vous prend jusqu'à 6 heures par semaine. Le saviez-vous ? Lorsque vous permettez à votre équipe de gérer ses propres rendez-vous, ses heures de travail et ses disponibilités, vous pouvez prendre ces 6 heures et vous concentrer sur le développement réel de votre entreprise. Et si vous avez peur de lâcher prise et que vous n'avez aucun contrôle sur les performances de votre équipe, assurez-vous que votre système de réservation en ligne offre au moins des statistiques de base sur l'équipe, comme l'utilisation du calendrier ou un aperçu du nombre de réservations par période de temps.

Les clients apprécient de disposer de toutes les informations relatives à leurs réservations passées et à venir, ainsi qu'à leurs pass de fidélité, en un seul endroit et de pouvoir les gérer. Parallèlement, une gestion des clients bien structurée vous permet d'ajouter des notes, de planifier les présences de vos clients (comme les réservations récurrentes ou la planification du prochain rendez-vous juste au moment où ils terminent celui qu'ils sont en train de prendre) et de les empêcher de prendre rendez-vous avec vous s'ils ne sont pas fiables.

Donnez-vous la possibilité de vendre des services ou des produits supplémentaires au moment de la réservation et de proposer des codes promo, des réductions. Diversifiez vos revenus en proposant des produits physiques et gérez-les au sein d'un même système. Bien sûr, vous pouvez avoir un système de réservation et un système de point de vente séparément, mais la question est de savoir si vous devez le faire. Voulez-vous le faire ? Avoir un seul système pour tous les éléments mentionnés ci-dessus simplifiera votre vie professionnelle, réduira les coûts et, en fin de compte, vous donnera de nouvelles façons de développer votre entreprise.

Même si vous êtes une entreprise locale, vos clients et votre personnel peuvent venir de n'importe où. Nous vivons dans un monde globalisé et nous devons en tenir compte. Veillez à ce que le système prenne en charge différentes langues et à ce que l'équipe du Service Client communique dans toutes ces langues. Un avantage supplémentaire ? Cela ouvre la porte à une expansion potentielle de votre entreprise.

Dernier point, mais non des moindres. La sécurité est ultra importante, surtout lorsque vos clients vous confient leurs informations personnelles et financières. C'est le seul point sur lequel vous ne devez en aucun cas faire de compromis. Plus le système parle fort de ses protocoles de sécurité et de sa conformité aux certifications, mieux c'est, qu'il s'agisse de GDPR, SSL ou PCI DSS.