Muistutusmallit, joilla asiakkaat pysyvät ajan tasalla

Yrityksen omistajana on elintärkeää varmistaa, etteivät asiakkaat myöhästy tärkeistä tapaamisista. Ja sitä vartenhan ajanvarausmuistutukset ovat olemassa. Ne toimivat lempeinä kehotuksina, joilla muistutetaan asiakkaita heidän tapaamisistaan ja vältetään mahdolliset menetetyt tilaisuudet. Tutkimukset osoittavat jopa, että kun on kyse ajoissa tapaamiseen saapumisesta, muutama muistutus voi lisätä täsmällisyyttä huomattavasti..

Muistutusten kirjoittaminen oikein ei kuitenkaan välttämättä ole helppoa. Siksi olemme kirjoittaneet tämän artikkelin, jossa esittelemme sinulle muutamia perusmalleja, joita voit käyttää missä tahansa yrityksessä. 

Osoitteessa Reservio voit lähettää 6 erilaista muistutusta. Ajattele koko varausprosessia aina varauksen vahvistamisesta palautepyynnön lähettämiseen. Kun ominaisuus mukautettu viesti, voit personoida jokaisen muistutuksen. Katsotaanpa niitä yksi kerrallaan. 

Tämän viestin tarkoituksena on ilmoittaa asiakkaalle, että varaus on tallennettu järjestelmään ja odottaa parhaillaan vahvistusta.

Kirjoita asiakkaillesi esimerkiksi, että käsittelet heidän varauspyyntöään mahdollisimman pian ja jos kaikki on kunnossa, hyväksymme sen ongelmitta. 

Muistutus voi näyttää tältä:

Hei CLIENT_NAME,

olemme kiitollisia varauksestasi SERVICE_NAME/EVENT_NAME EVENT_DATE klo EVENT_TIME! Se odottaa parhaillaan hyväksyntäämme. Tarkastamme varauksen mahdollisimman pian ja jos kaikki on kunnossa, hyväksymme sen. Pidämme sinut ajan tasalla myös siitä. 

Lämpimät terveiset,
Teidän BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Asiakkaat saavat tämän viestin, kun varaus on luotu onnistuneesti tai kun olet hyväksynyt sen. 

Voit esimerkiksi kirjoittaa asiakkaillesi, että heidän varauksensa on tehty oikein ja että odotat innolla heidän tapaamistaan.

Muistutus voi näyttää tältä:

Hei CLIENT_NAME,

meillä on sinulle mahtavia uutisia! Varauksesi tapahtumaan SERVICE_NAME/EVENT_NAME EVENT_DATE klo EVENT_TIME on vahvistettu. Odotamme jo innolla vierailuasi yritykseemme BUSINESS_NAME.

Jos tarvitset jotakin, ota meihin yhteyttä BUSINESS_PHONE.

Jos hylkäät asiakkaan varauksen jostain syystä, asiakas saa tämän viestin. 

Koska tämä tieto on asiakkaalle epämiellyttävä, ole mahdollisimman kohtelias. Voit kuvailla hylkäämisen erityisen syyn tai asettaa automaattisen viestin, jossa viitataan sinun yrityksenne ehtoihin ja edellytyksiin.

Muistutus voi näyttää seuraavalta:

Hei CLIENT_NAME,

SERVICE_NAME/EVENT_NAME EVENT_DATE klo EVENT_TIME on hylätty.

Et todennäköisesti ole täyttänyt jotakin varausehtoa. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat keskustella asiasta lisää, ota meihin yhteyttä BUSINESS_PHONE.

Jos sinun on peruutettava vahvistettu varaus, järjestelmä ilmoittaa asiakkaalle tämän viestin kautta. Se lähettää tämän viestin myös silloin, kun asiakas peruuttaa varauksen itse.

Tämä on todennäköisesti myös asiakkaalle epämiellyttävä tieto, joten ole varovainen sanavalintojesi kanssa ja pyydä asiakkaalta anteeksi mahdollisia komplikaatioita. 

Muistutus voi näyttää seuraavalta:

Hei CLIENT_NAME,

Pahoittelemme, että varauksesi SERVICE_NAME/EVENT_NAME EVENT_DATE klo EVENT_TIME on peruutettu.

Pahoittelemme häiriötä ja odotamme näkevämme sinut jatkossa yrityksessämme BUSINESS_NAME.

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua uudelleenjärjestelyyn tai tuleviin varauksiin liittyen, ota meihin yhteyttä BUSINESS_PHONE.

Muita muistutuksia, joita asiakkaasi voivat saada, ovat muistutukset, joissa kerrotaan muutoksista heidän tapaamisiinsa. He saavat tämän viestin riippumatta siitä, muutatko sinä vai he itse varausta. 

Muistutus voi näyttää seuraavalta:

Hei CLIENT_NAME,

halusimme ilmoittaa sinulle, että ajanvaraustasi BUSINESS_NAME:ssa on muutettu.

Varauksesi SERVICE_NAME/EVENT_NAME siirrettiin EVENT_DATE_PREVIOUS kello EVENT_TIME_PREVIOUS EVENT_DATE kello EVENT_TIME. Muokkaa tätä tietoa myös kalenterissasi, jotta olemme valmiina vierailuasi varten oikeana päivänä. 

Arvostamme joustavuuttasi! Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisäapua, ota meihin yhteyttä BUSINESS_PHONE.

Nyt tulee tärkein muistutus kaikista. Se on tärkein asia, jonka voit tehdä varmistaaksesi, että asiakkaasi eivät unohda varauksiaan ja että he saapuvat ajoissa. Näin palvelusi sujuvat, sinulla ei ole pitkiä seisokkiaikoja ja kaikki ovat tyytyväisempiä. Muista ilmoittaa oikea päivämäärä ja kellonaika!

Muistutus voi näyttää tältä:

Hei CLIENT_NAME,

emme malta odottaa saavamme sinut tervetulleeksi tulevaan varaukseesi SERVICE_NAME/EVENT_NAME EVENT_DATE klo EVENT_TIME!

Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä BUSINESS_PHONE.

Odotamme innolla, että voimme palvella sinua pian ja tehdä siitä ikimuistoisen kokemuksen!

Teidän,

BUSINESS_NAME.


Lopuksi, tehokkaat tapaamismuistutukset eivät ole vain kohtelias ele, vaan ratkaiseva väline, jolla pidät asiakkaasi ajan tasalla, sitoutuneina ja täsmällisinä. Käyttämällä tässä blogikirjoituksessa tarjoamiamme malleja voit tehostaa viestintäprosessiasi ja varmistaa, että asiakkaasi ovat aina ajan tasalla.

Muista, että henkilökohtaisuus, selkeys ja ystävällinen sävy auttavat pitkälle myönteisen asiakaskokemuksen luomisessa. Olipa kyse sitten varausten vahvistamisesta, ystävällisten muistutusten lähettämisestä tai uusista tai peruutetuista tapaamisista ilmoittamisesta, nämä mallit toimivat perustana vahvojen asiakassuhteiden rakentamiselle.