14 características esenciales del software de programación de citas

Las funciones son esenciales en un software de programación de citas porque proporcionan las herramientas y capacidades necesarias para gestionar y optimizar eficazmente el proceso de programación. Facilitarán la aceptación de reservas y pagos en línea, te darán la posibilidad de tener tu propia aplicación móvil u ofrecer un programa de fidelización, así como de hacer un seguimiento de los informes, proteger los datos importantes o enviar recordatorios automáticos a los clientes y a tus empleados.

Hay algunas funciones de los sistemas de reservas en línea en las que no debes hacer concesiones, así que echemos un vistazo a cada una de estas 14 funciones esenciales del software de programación de citas.

El sistema debe ser fácil de usar e intuitivo tanto para los clientes como para el negocio. No hay que esperar que los usuarios sean expertos en tecnología y puedan manejar un software complejo. Haz posible que tus clientes reserven de forma rápida e intuitiva y que tú y los miembros de tu personal podáis gestionar fácilmente las citas o las clases con Reservio.

El mundo se ha vuelto móvil hace unos años, y si tu proveedor de sistemas de reservas no está al día, tú tampoco lo estarás. Una aplicación móvil te permitirá gestionar tu negocio desde cualquier lugar y sobre la marcha, y también puede ayudarte a mantenerte en contacto con tus clientes y atraer a otros nuevos. Una aplicación de marca te ayuda a encontrarte con tus clientes actuales y potenciales donde están, es decir, en sus smartphones.

Ofrece a tus clientes la posibilidad de comprar online servicios, productos o programas de fidelización que ofrezcas, utilizando todos los métodos de pago convenientes, desde tarjetas de crédito y débito hasta monederos electrónicos. Esto no sólo acelerará el proceso de pago para los clientes, sino que también te dará más control sobre tu tiempo y tus ingresos.

No pienses en términos de dónde está tu negocio hoy, sino dónde lo ves dentro de un año. ¿Tiene el sistema capacidad para soportar el crecimiento que estás planeando? Muchos negocios empiezan siendo pequeños y luego van abriendo sucursales y nuevos locales que muchos sistemas de reservas en línea no saben cómo atender. Asegúrate de explorar sus soluciones para la empresa.

Asegúrate de que puedes mantenerte al día de lo que ocurre en tu negocio mediante un amplio conjunto de datos. Hay algunas estadísticas básicas que debes seguir en tu negocio orientado a los servicios para asegurarte de que tomas las decisiones correctas. Pueden ser, por ejemplo, la tasa de clientes no presentados, la satisfacción y las opiniones de los clientes, los servicios y productos favoritos, etc. Cuanto mejores sean los datos, mejores serán las decisiones tomadas.

Las integraciones son lo que hace que el software sea versátil y escalable. Ningún proveedor podrá resolver todos tus problemas con un solo software. Y si dicen que lo hacen, lo más probable es que otro, especializado en resolver ese problema, pueda hacerlo mejor. Por eso, a menudo es mejor integrar los dos programas y tener lo mejor de ambos mundos. Pero, ¿se integran los programas?

Promociona tu negocio en línea utilizando diferentes canales y opciones para compartir reservas. Puedes utilizar un sitio web de reservas personalizable que sirva como escaparate de tu negocio. O puedes compartir tus servicios a través de enlaces y formularios de reserva en las redes sociales. De esta forma se dirigirá al cliente y podrás aumentar tu utilización.

Comprueba también si el sistema que estás buscando ofrece la posibilidad de aparecer en su Marketplace. De este modo, incluso las personas que no conozcan tu negocio o sean nuevas en la zona podrán encontrarte y visitarte.

Enviar recordatorios a los clientes reduce drásticamente las ausencias. Nuestras estadísticas demuestran que recordar a tus clientes sus próximas citas puede reducir la inasistencia hasta un 75% y, por tanto, aumentar los beneficios hasta un 30%. Los recordatorios automatizados y personalizables son una parte esencial y crucial de cualquier software de programación de citas.

Por otra parte, ni siquiera nosotros, como proveedores de servicio, somos impecables, así que tener una forma de notificar a tu equipo las reservas creadas o próximas puede reducir los errores por tu parte y mejorar significativamente la experiencia del cliente.

Cuando los clientes deciden conectarse a Internet para programar una reunión contigo, no deben adivinar cuándo estás disponible. Por eso es crucial que el sistema actualice tu disponibilidad en tiempo real. En el momento en que un cliente reserva una cita contigo, el hueco debe desaparecer inmediatamente de tu calendario. Lo mismo ocurre con el aforo de los eventos: si un evento está completo, el sistema debe mostrarlo claramente o te arriesgas a perder clientes existentes o potenciales a largo plazo.

La gestión del equipo y del personal te quita hasta 6 horas semanales de tu tiempo. ¿Lo sabías? Cuando permites que tu equipo gestione sus propias citas, horas de trabajo y disponibilidad, puedes dedicar esas 6 horas a desarrollar realmente tu negocio. Y si te da miedo dejarte llevar y no tener control sobre el rendimiento de tu equipo, asegúrate de que tu sistema de reservas en línea ofrezca al menos estadísticas básicas del equipo, como la utilización del calendario o una visión general del número de reservas por período de tiempo.

A los clientes les gusta cuando tienen toda la información de sus reservas pasadas y futuras y sus pases de fidelidad en un solo lugar y pueden gestionarla. Al mismo tiempo, una gestión de la clientela bien estructurada te da la posibilidad de añadir notas, programar la asistencia de tus clientes (como reservas periódicas o programar la siguiente cita justo cuando están terminando la actual) y bloquearlos para que no programen citas contigo si resultan poco fiables.

Date la opción de vender servicios o productos adicionales en el momento de la reserva y de ofrecer códigos promocionales, descuentos. Diversifica tus ingresos ofreciendo productos físicos y gestiónalos con un solo sistema. Por supuesto, puedes tener un sistema de reservas y un sistema de punto de venta por separado, pero la pregunta es ¿deberías? ¿Quieres hacerlo? Tener un sistema para todo lo mencionado anteriormente simplificará tu vida profesional, reducirá costes y, en última instancia, te dará nuevas formas de hacer crecer tu negocio.

Aunque seas un negocio local, tanto tus clientes como tu personal pueden venir de cualquier parte. Vivimos en un mundo globalizado y tenemos que tenerlo en cuenta. Asegúrate de que el sistema admite distintos idiomas y de que el equipo de Atención al cliente se comunica en todos ellos. ¿Una ventaja adicional? Esto abre la puerta a una posible expansión de tu negocio.

Por último, pero no por ello menos importante. La seguridad es importantísima, sobre todo cuando tus clientes te confían su información personal y financiera. Este es el único punto en el que no debes transigir bajo ninguna circunstancia. Cuanto más hable el sistema de sus protocolos de seguridad y cumplimiento de las certificaciones, mejor, ya sea GDPR, SSL o PCI DSS.