Skabeloner til aftalepåmindelser holder kunderne i gang

Som virksomhedsejer er det vigtigt at sikre, at kunderne ikke går glip af vigtige aftaler. Og det er det, aftalepåmindelser er til for. De fungerer som blide puf for at minde kunderne om deres aftaler og undgå, at de går glip af muligheder. Undersøgelser viser endda, at når det gælder om at møde op til tiden til et møde, kan et par påmindelser drastisk øge punktligheden.

Men det kan være svært at skrive sådanne påmindelser korrekt. Derfor har vi skrevet denne artikel for at introducere dig til nogle grundlæggende skabeloner, som du kan bruge i enhver virksomhed.

Med Reservio kan du sende 6 typer påmindelser. Tænk på hele bookingprocessen, fra at bekræfte din booking til at sende en anmodning om feedback. Med en funktion tilpasset besked, kan du personliggøre hver enkelt af dem. Lad os se på dem en efter en. 

Formålet med denne besked er at underrette kunden om, at reservationen er blevet gemt i systemet og nu afventer bekræftelse.

Skriv f.eks. til dine kunder, at du vil se på deres bookinganmodning så hurtigt som muligt, og hvis alt er i orden, vil vi godkende den uden problemer. 

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi er taknemmelige for din booking af SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME! Den afventer i øjeblikket vores godkendelse. Vi vil se på bookingen så hurtigt som muligt, og hvis alt er i orden, vil vi godkende den. Vi vil også holde dig informeret om det. 

Med venlig hilsen,
din BUSNESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Kunderne vil modtage denne besked, når de har oprettet deres booking, eller når du har godkendt den. 

Du kan f.eks. skrive til dine kunder, at deres booking er foretaget korrekt, og at du glæder dig til at se dem.

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi har gode nyheder til dig! Din booking af SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME er blevet bekræftet. Vi ser allerede frem til dit besøg i vores BUSINESS_NAME. 

Hvis du har brug for noget, bedes du kontakte os på BUSINESS_PHONE.

Hvis du afviser en klients booking af en eller anden grund, vil de modtage denne besked. 

Da denne information vil være ubehagelig for kunderne, skal du være så høflig som muligt. Du kan beskrive den specifikke årsag til afvisningen eller oprette en automatisk besked, der henviser til din virksomheds vilkår og betingelser.

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi beklager at måtte meddele dig, at din booking af SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME er blevet afvist.

Du har sandsynligvis ikke opfyldt en af bookingbetingelserne. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at diskutere dette yderligere, er du velkommen til at kontakte os på BUSINESS_PHONE.

Hvis du har brug for at annullere en bekræftet booking, vil systemet informere kunden via denne besked. Det sender også denne besked, når kunden selv annullerer bookingen.

Dette vil sandsynligvis også være en ubehagelig information for kunden, så vær forsigtig med dit ordvalg og undskyld over for kunden for eventuelle komplikationer. 

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi er kede af at måtte meddele dig, at din booking SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME er blevet aflyst.

Vi undskylder for ulejligheden og ser frem til at se dig i fremtiden i vores BUSINESS_NAME.

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til omlægning eller fremtidige bookinger, bedes du kontakte os på BUSINESS_PHONE.

Andre påmindelser, som dine kunder kan modtage, er dem, der informerer dem om ændringer i deres aftaler. De vil modtage denne besked, uanset om det er dig eller dem, der ændrer bookingen. 

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi vil gerne informere dig om, at din aftale i BUSINESS_NAME er blevet ændret.

Din booking SERVICE_NAME/EVENT_NAME blev omlagt fra EVENT_DATE_PREVIOUS på EVENT_TIME_PREVIOUS til EVENT_DATE på EVENT_TIME. Du bedes også ændre denne information i din kalender, så vi er klar til dit besøg på den rigtige dato. 

Vi sætter pris på din fleksibilitet! Hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere hjælp, er du velkommen til at kontakte os på BUSINESS_PHONE.

Nu kommer den vigtigste påmindelse af dem alle. Det er det vigtigste, du kan gøre for at sikre, at dine kunder ikke glemmer deres bookinger, og at de kommer til tiden. På den måde vil din service flyde glat, du vil ikke have lange nedetider, og alle vil være mere tilfredse. Sørg for at inkludere den korrekte dato og det korrekte klokkeslæt!

Påmindelsen kan se sådan ud:

Hej CLIENT_NAME,

vi glæder os til at byde dig velkommen til din kommende booking SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME!

Hvis du har spørgsmål, så tøv ikke med at kontakte os på BUSINESS_PHONE.

Vi ser frem til at betjene dig snart og gøre det til en mindeværdig oplevelse!

Med venlig hilsen,

BUSINESS_NAME.


Afslutningsvis, effektive påmindelser om aftaler er ikke bare en høflig gestus; de er et afgørende værktøj til at holde dine kunder informerede, engagerede og punktlige. Ved at bruge de skabeloner, vi har givet dig i dette blogindlæg, kan du strømline din kommunikationsproces og sikre, at dine kunder altid er informeret.

Husk, at personlig tilpasning, klarhed og en venlig tone er med til at skabe en positiv kundeoplevelse. Uanset om du bekræfter bookinger, sender venlige påmindelser eller giver besked om flyttede eller aflyste aftaler, er disse skabeloner et godt grundlag for at opbygge stærke kunderelationer.