14 vigtige funktioner i software til aftaleplanlægning

Funktioner er vigtige i software til tidsbestilling, fordi de giver de værktøjer og muligheder, der er nødvendige for effektivt at styre og optimere planlægningsprocessen. Det vil gøre det lettere at acceptere bookinger og onlinebetalinger, give dig mulighed for at have din egen mobilapp eller tilbyde et loyalitetsprogram samt spore rapporter, beskytte vigtige data eller sende automatiserede påmindelser til kunder og dine medarbejdere.

Der er nogle funktioner i online bookingsystemer, som du ikke bør gå på kompromis med, så lad os se på hver af disse 14 vigtige funktioner i software til tidsbestilling.

Systemet skal være brugervenligt og intuitivt for både kunder og virksomhed. Det bør ikke være en forventning, at brugerne er teknisk kyndige og er i stand til at håndtere en kompleks software. Gør det muligt for dine kunder at booke hurtigt og intuitivt, og gør det nemt for dig og dine medarbejdere at administrere aftaler og timer med Reservio.

Verden er blevet mobil for et par år siden, og hvis din udbyder af bookingsystemer ikke er med på beatet, er du det heller ikke. En mobilapp giver dig mulighed for at styre din virksomhed overalt og på farten, og den kan også hjælpe dig med at holde kontakten med dine kunder og tiltrække nye. En branded app hjælper dig med at møde dine eksisterende og potentielle kunder der, hvor de er, nemlig på deres smartphones.

Giv dine kunder mulighed for at købe tjenester, produkter eller loyalitetsprogrammer, som du tilbyder online, ved hjælp af alle de praktiske betalingsmetoder fra kredit- og betalingskort til e-wallets. Det vil ikke kun gøre betalingsprocessen hurtigere for kunderne, men det vil også give dig mere kontrol over din tid og dine indtægter.

Tænk ikke på, hvor din virksomhed er i dag, men hvor du ser den om et år? Har systemet kapacitet til at understøtte den vækst, du planlægger? Mange virksomheder starter i det små og åbner derefter filialer og nye steder, som mange online bookingsystemer ikke ved, hvordan de skal understøtte. Sørg for at udforske deres løsninger til virksomheder.

Sørg for, at du kan følge med i, hvad der sker i din virksomhed, ved hjælp af et omfattende sæt data. Der er nogle grundlæggende statistikker, som du gerne vil følge i din serviceorienterede virksomhed for at sikre, at du træffer de rigtige beslutninger. Det kan f.eks. være no-show rate, kundetilfredshed og anmeldelser, yndlingsservices og -produkter osv. Jo bedre indsigt, jo bedre beslutninger.

Integrationer er det, der gør softwaren alsidig og skalerbar. Ingen udbyder vil kunne løse alle dine problemer med én software. Og hvis de påstår, at de kan, er der gode chancer for, at en anden, der er specialiseret i at løse det pågældende problem, kan gøre det bedre. Derfor er det ofte bedre bare at integrere de to softwares og få det bedste fra begge verdener. Men kan softwaren integreres?

Markedsfør din virksomhed online ved hjælp af forskellige kanaler og muligheder for at dele bookinger. Du kan bruge et bookingwebsted, der kan tilpasses, og som fungerer som et udstillingsvindue for din virksomhed. Eller du kan dele dine tjenester via bookinglinks og -formularer på sociale medier. På den måde bliver kunden ledt videre, og du kan øge din udnyttelse.

Tjek også, om det system, du kigger på, giver mulighed for at blive listet på deres markedsplads. På den måde kan selv folk, der ikke kender din virksomhed eller er nye i området, finde dig og besøge dig.

At sende påmindelser til kunder reducerer antallet af udeblivelser drastisk. Vores statistik viser, at påmindelser til dine kunder om deres kommende aftaler kan reducere udeblivelser med op til 75 % og dermed give op til 30 % større fortjeneste. Automatiserede og tilpassede påmindelser er en vigtig og afgørende del af enhver software til aftaleplanlægning.

På den anden side er selv vi som tjenesteudbydere ikke fejlfri, så hvis du har en måde at underrette dit team om oprettede eller kommende bookinger på, kan det reducere fejl på din side og forbedre din kundeoplevelse betydeligt.

Når kunder vælger at gå online for at planlægge et møde med dig, skal de ikke gætte sig til, hvornår du er ledig. Derfor er det afgørende, at systemet opdaterer din tilgængelighed i realtid. I det øjeblik en kunde booker en aftale med dig, skal pladsen straks forsvinde fra din kalender. Det samme gælder for arrangementskapacitet - hvis et arrangement er fuldt, skal systemet tydeligt vise det, ellers risikerer du at miste eksisterende eller potentielle langtidskunder.

Team- og personaleledelse tager op til 6 timer om ugen af din tid. Vidste du det? Når du giver dit team mulighed for at administrere deres egne aftaler, arbejdstider og tilgængelighed, kan du bruge de 6 timer til at fokusere på at opbygge din virksomhed. Og hvis du er bange for at give slip og ikke har kontrol over dit teams præstationer, så sørg for, at dit online bookingsystem i det mindste tilbyder grundlæggende teamstatistikker som f.eks. kalenderudnyttelse eller en oversigt over antallet af bookinger pr. tidsperiode.

Kunderne kan lide, når de har alle oplysninger om deres tidligere og kommende bookinger og loyalitetskort på ét sted og kan administrere dem. Samtidig giver en velstruktureret kundestyring dig mulighed for at tilføje noter, planlægge fremmøde for dine kunder (som tilbagevendende bookinger eller planlægning af den næste aftale, lige når de er ved at afslutte deres nuværende) og blokere dem fra at planlægge med dig, hvis de viser sig upålidelige.

Giv dig selv mulighed for at sælge yderligere tjenester eller produkter på bookingtidspunktet og tilbyde kampagnekoder og rabatter. Diversificer din indtjening ved at tilbyde fysiske produkter og administrer dem i ét system. Selvfølgelig kan du have et bookingsystem og et salgsstedssystem hver for sig, men spørgsmålet er, om du skal det? Har du lyst til det? Hvis du har ét system til alt det, der er nævnt ovenfor, vil det forenkle dit arbejdsliv, reducere omkostningerne og i sidste ende give dig nye måder at udvikle din virksomhed på.

Selv om du måske er en lokal virksomhed, kan dine kunder og medarbejdere komme fra hvor som helst. Vi lever i en globaliseret verden, og det er vi nødt til at tage højde for. Sørg for, at systemet understøtter forskellige sprog, og at kundeserviceteamet kan kommunikere på dem alle. Bonusfordel? Det åbner døren for en potentiel udvidelse af din virksomhed.

Sidst, men bestemt ikke mindst. Sikkerhed er ekstremt vigtigt, især når dine kunder stoler på dig med deres personlige og økonomiske oplysninger. Det er det eneste punkt, du under ingen omstændigheder bør gå på kompromis med. Jo højere systemet taler om deres sikkerhedsprotokoller og certificeringsoverholdelse, jo bedre, hvad enten det er GDPR, SSL eller PCI DSS.