Šablony připomínek rezervací, které klienty udrží v obraze

Jako majitel firmy musíte zajistit, aby klienti nezmeškali své rezervované termíny. A právě k tomu slouží připomínky. Fungují jako jemné pošťouchnutí, které klientům připomene jejich rezervace a zabrání potenciálnímu zmeškání nebo zapomenutí. Studie dokonce ukazují, že jen pár připomínek dokáže výrazně zvýšit dochvilnost klientů.

Správně napsat takové připomínky však není snadné. Proto jsme napsali tento článek, abychom vás seznámili s několika základními šablonami, které můžete použít v každé firmě. 

Pomocí našeho rezervačního softwaru Reservio můžete zasílat rovnou 6 typů připomínek. Myslete tedy na celý proces rezervace – od potvrzení termínu až po zaslání žádosti o zpětnou vazbu. Pomocí funkce vlastní zprávy můžete každou z nich upravit dle svých potřeb. 

Cílem této zprávy je informovat klienty, ze jejich rezervace byly správně vloženy do systému a v současné době čekají na vaše potvrzení.

Napište klientům například to, že se k jejich žádosti o rezervaci dostanete co nejdříve, a pokud bude vše v pořádku, bez problémů ji schválíme. 

Připomínka může vypadat například takto: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

děkujeme vám za rezervaci služby SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME! V současné době čeká na naše schválení. Co nejdříve se na rezervaci podíváme, a pokud bude vše v pořádku, schválíme ji. I o tom vás budeme následně informovat. 

Srdečně vás zdravíme,
Váš BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Tuto zprávu obdrží klienti po úspěšném vytvoření rezervace nebo po vašem schválení. 

Klientům můžete například napsat, že jejich rezervace byla provedena správně a že se na ně těšíte.

Připomínka může vypadat následovně: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

Máme pro vás skvělou zprávu! Vaše rezervace na službu SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME byla potvrzena. Již nyní se těšíme na Vaši návštěvu v naší BUSINESS_NAME. 

V případě potřeby nás prosím kontaktujte na BUSINESS_PHONE.

Pokud rezervaci klienta z jakéhokoli důvodu odmítnete, zobrazí se mu tato zpráva. 

Tato informace bude pro klienty nepříjemná, proto buďte co nejslušnější. Můžete popsat konkrétní důvod odmítnutí nebo nastavit automatickou zprávu s odkazem na obchodní podmínky vaší firmy.

Připomínka může vypadat například takto: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

bohužel pro vás nemáme dobré zprávy. Vaše rezervace na službu SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME byla odmítnuta.

Pravděpodobně jste nesplnili jednu z podmínek rezervací. Pokud máte jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat na BUSINESS_PHONE.

Pokud potřebujete zrušit potvrzenou rezervaci, systém o tom klienta informuje prostřednictvím této zprávy. Stejná zpráva přijde klientovi také v případě, že rezervaci zruší klient sám.

I tato informace bude pro klienta pravděpodobně nepříjemná, proto si dejte pozor na volbu slov a za případné komplikace se klientovi omluvte. 

Připomínka může vypadat následovně: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

je nám líto, ale musíme vás informovat, že vaše rezervace SERVICE_NAME/EVENT_NAME na EVENT_DATE v EVENT_TIME byla zrušena.

Omlouváme se za případné nepříjemnosti a těšíme se, že se v budoucnu setkáme v naší BUSINESS_NAME. Pokud máte jakékoli dotazy nebo potřebujete pomoc s budoucími rezervacemi, kontaktujte nás na BUSINESS_PHONE.

Další upomínky, které mohou vaši klienti obdržet, jsou ty, které je informují o změnách jejich rezervací. Tuto zprávu obdrží bez ohledu na to, zda rezervaci změníte vy nebo oni sami. 

Připomínka může vypadat například takto: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

chtěli bychom vás informovat, že vaše rezervace v BUSINESS_NAME byla změněna.

Vaše rezervace SERVICE_NAME/EVENT_NAME byla přeložena z EVENT_DATE_PREVIOUS v EVENT_TIME_PREVIOUS na EVENT_DATE v EVENT_TIME. Upravte, prosím, termín i ve svém kalendáři, abychom byli připraveni na vaši návštěvu ve správný den a čas. 

Velmi si vážíme vaší flexibility! Pokud máte jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat na BUSINESS_PHONE.

Nyní přichází nejdůležitější připomínka ze všech. Díky této zprávě totiž můžete zajistit, že vaši klienti nezapomenou na své rezervace a že dorazí včas. Tímto způsobem budou vaše služby probíhat hladce, nebudete mít dlouhé prostoje a všichni budou spokojenější. Hlavně  nezapomeňte uvést správné datum a čas!

Připomínka může vypadat například takto: 

Dobrý den, CLIENT_NAME, 

už nemůžeme se dočkat, až si u nás užijete svou rezervaci SERVICE_NAME/EVENT_NAME v EVENT_DATE v EVENT_TIME!

V případě jakýchkoli dotazů nás neváhejte kontaktovat na BUSINESS_PHONE. Těšíme se, že vás brzy obsloužíme a postaráme se o nezapomenutelný zážitek!

S pozdravem

BUSINESS_NAME

Závěrem lze říci, že efektivní připomínání schůzek není jen zdvořilé gesto, jedná se o velmi důležitý nástroj, jak udržet vaše klienty informované a hlavně dochvilné. Pomocí šablon, které jsme vám poskytli v tomto příspěvku, můžete zefektivnit proces komunikace a zajistit, aby vaši klienti byli vždy v obraze.