14 základních funkcí online rezervačního softwaru

Funkce jsou v softwaru pro plánování schůzek zásadní, protože poskytují nástroje a možnosti potřebné k efektivní správě a optimalizaci procesu plánování. Usnadní vám přijímání rezervací a online plateb, poskytnou vám možnost mít vlastní mobilní aplikaci nebo nabízet věrnostní program, stejně jako sledovat výkazy, chránit důležitá data nebo posílat automatické upomínky klientům a vašim zaměstnancům.

Existují některé funkce online rezervačních systémů, u kterých byste neměli dělat kompromisy, takže se podívejme na každou z těchto 14 základních funkcí softwaru pro plánování schůzek.

Systém by měl být uživatelsky přívětivý a intuitivní jak pro zákazníky, tak pro podnik. Nemělo by se očekávat, že uživatelé budou technicky zdatní a budou schopni spravovat složitý software. Umožněte rychlé a intuitivní rezervace pro své klienty a snadnou správu schůzek nebo lekcí pro vás a vaše zaměstnance pomocí systému Reservio.

Svět se stal mobilním již před několika lety, a pokud váš poskytovatel rezervačního systému nedrží krok, nebudete na tom jinak ani vy. Mobilní aplikace vám umožní spravovat vaše podnikání odkudkoli a na cestách a může vám také pomoci zůstat v kontaktu s vašimi klienty a přilákat nové. Značková aplikace vám pomůže vyjít vstříc vašim stávajícím i potenciálním klientům tam, kde jsou, tedy v jejich chytrých telefonech.

Poskytněte svým klientům možnost nakupovat služby, produkty nebo věrnostní programy, které nabízíte, online pomocí všech pohodlných platebních metod od kreditních a debetních karet až po elektronické peněženky. Nejenže to klientům urychlí proces odbavení klientů, ale také vám to poskytne větší kontrolu nad vaším časem a příjmy.

Nepřemýšlejte o tom, kde je vaše firma dnes, ale kde ji vidíte za rok? Je systém schopen podporovat růst, který plánujete? Mnoho podniků začíná v malém a pak pokračuje v otevírání poboček a nových míst, což mnoho online rezervačních systémů neumí podporovat. Určitě prozkoumejte jejich řešení pro velké podniky.

Ujistěte se, že můžete mít přehled o tom, co se ve vašem podniku děje, prostřednictvím komplexního souboru dat. Existuje několik základních statistik, které chcete ve svém podniku zaměřeném na služby sledovat, abyste měli jistotu, že děláte správná rozhodnutí. Může se jednat např. o míru neuskutečněných služeb, spokojenost a hodnocení zákazníků, oblíbené služby a produkty atd. Čím lepší přehled, tím lepší rozhodnutí.

Díky integracím je software univerzální a škálovatelný. Žádný poskytovatel nebude schopen vyřešit všechny vaše problémy jedním softwarem. A pokud tvrdí, že ano, je pravděpodobné, že někdo jiný, kdo se na řešení daného problému specializuje, to dokáže lépe. Proto je často lepší oba softwary prostě integrovat a mít to nejlepší z obou světů. Integrují se však tyto softwary?

Propagujte svou firmu online pomocí různých kanálů a možností sdílení rezervací. Můžete použít přizpůsobitelnou rezervační webovou stránku, která bude sloužit jako výkladní skříň vašeho podniku. Nebo můžete své služby sdílet prostřednictvím rezervačních odkazů a formulářů na sociálních sítích. Tímto způsobem bude klient nasměrován a vy můžete zvýšit využití kalendáře.

Zkontrolujte také, zda systém, o který se zajímáte, nabízí možnost marketplace. Tímto způsobem vás mohou najít a navštívit i lidé, kteří vaši firmu neznají nebo jsou v dané oblasti noví.

Zasílání upomínek klientům drasticky snižuje počet nedostavení se na schůzku. Naše statistiky ukazují, že připomínání nadcházejících schůzek vašim zákazníkům může snížit počet neúčastí až o 75 % a přinést tak až 30% zvýšení zisku. Automatické a přizpůsobitelné upomínky jsou nezbytnou a klíčovou součástí každého softwaru pro plánování schůzek.

Na druhou stranu ani my jako poskytovatelé služeb nejsme bezchybní, takže mít možnost upozornit svůj tým na vytvořené nebo nadcházející rezervace může snížit počet chyb na vaší straně a výrazně zlepšit spokojenost vašich zákazníků.

Když se klienti rozhodnou přejít online a naplánovat si s vámi schůzku, neměli by hádat, kdy jste k dispozici. Proto je velmi důležité, aby systém aktualizoval vaši dostupnost v reálném čase. V okamžiku, kdy si s vámi jeden klient rezervuje schůzku, musí tento slot okamžitě zmizet z vašeho kalendáře. Totéž platí pro kapacitu událostí - pokud je akce plná, systém to musí jasně ukázat, jinak riskujete, že přijdete o stávající nebo potenciální dlouhodobé klienty.

Správa týmu a zaměstnanců vám zabere až 6 hodin týdně. Věděli jste to? Když svému týmu umožníte spravovat vlastní schůzky, pracovní dobu a dostupnost, můžete těchto 6 hodin využít a soustředit se na skutečné budování svého podnikání. A pokud se bojíte pustit a nemáte kontrolu nad výkonem svého týmu, ujistěte se, že váš online rezervační systém nabízí alespoň základní týmové statistiky, jako je využití kalendáře nebo přehled počtu rezervací za časové období.

Klienti mají rádi, když mají všechny informace o svých minulých i nadcházejících rezervacích a věrnostních průkazech na jednom místě a mohou je spravovat. Dobře strukturovaná správa zákazníků vám zároveň dává možnost přidávat poznámky, plánovat docházku klientů (například opakované rezervace nebo plánování další schůzky právě v době, kdy dokončují tu stávající) a blokovat jejich plánování u vás, pokud se ukáží jako nespolehliví.

Umožněte prodávat další služby nebo produkty v době rezervace a nabízet propagační kódy, slevy. Diverzifikujte své příjmy nabídkou fyzických produktů a spravujte je v rámci jednoho systému. Samozřejmě můžete mít rezervační systém a prodejní systém odděleně, ale otázka zní, zda byste měli? Chcete? Mít jeden systém pro všechny výše zmíněné věci vám zjednoduší profesní život, sníží náklady a v konečném důsledku vám poskytne nové možnosti, jak rozvíjet své podnikání.

I když jste možná místní firma, vaši zákazníci i zaměstnanci mohou pocházet odkudkoli. Žijeme v globalizovaném světě a musíme s tím počítat. Ujistěte se, že systém podporuje různé jazyky a že tým péče o zákazníky komunikuje ve všech z nich. Bonusová výhoda? Otevírá to dveře pro potenciální rozšíření vašeho podnikání.

V neposlední řadě. Bezpečnost je mimořádně důležitá, zejména když vám klienti svěřují své osobní a finanční údaje. To je jediný bod, v němž byste neměli za žádných okolností dělat kompromisy. Čím hlasitěji systém hovoří o svých bezpečnostních protokolech a dodržování certifikací, tím lépe, ať už se jedná o GDPR, SSL nebo PCI DSS.