Cítíte se přetížení? Pomůže vám delegování práce

Milena Krčková

18. 6. 2018

4 min čtení

Všichni tak trochu žijeme v domnění, že všechno umíme nejlépe a že přesunout odpovědnost aspoň za část úkolů na někoho jiného je jistý druh selhání. V okamžiku, kdy to přeci jen musíme udělat, se pak cítíme zklamaní sami sebou a vytýkáme si, že jsme to nezvládli. Připomíná vám to něco? Pak vězte, že delegování není sprosté slovo.

Možná si vzpomínáte na svou mámu, jak dělala všechno pro to, aby nemusela nikoho jiného žádat o pomoc, a občas – jen tak ze cviku – pak pronesla, že jí nikdo nepomůže. Když jste jí pak nabídli pomoc, odmítla. Protože tak dobře jako to umí ona, to vy nezvládnete. I to je klasický příběh českých domácností.

Není proto divu, že delegování práce a rozdělování úkolů často považujeme za jakousi formu selhání, protože normální přece je zvládnout všechno sám. Není.

Pokud se dlouhodobě přepínáte, permanentně se udržujete v napětí a ve stresu a na cokoliv odpovídáte jen „Nestíhám“, koledujete si o malér. To nejmenší, co se vám přitom může stát je, že postupně a plíživě vyhoříte.

Dlouhodobé přetížení? Pozor na vyhoření

Jak to poznáte? Jste podráždění, sklíčení, smutní. Hůře se soustředíte a to, co jste předtím stihli během půl hodiny, teď děláte celé dopoledne a pořád to nemáte hotové. Ačkoliv jste vyčerpaní, nemůžete spát. Zapomínáte. Připadá vám, že všechno přestává dávat smysl. Kolegové či klienti vás neuvěřitelně štvou. A je to čím dál tím horší. Nakonec téměř nedokážete vstát z postele, přestože se kdovíjakou dobu přesvědčujete, že vážně musíte do práce. Až jednou už nedokážete udělat nic.

Jak tomu zabránit? Část úkolů delegujte

První a zásadní podmínkou delegování je mít na koho delegovat, a tak pokud prozatím podnikáte sám, bude lepší zaměřit se spíše na plánování a time management. Pokud máte podřízené nebo ochotné kolegy, držte se tohoto:

Promyslete, co budete delegovat a co vám zůstane. Vytvořte si seznam úkolů a rozdělte je na ty, které si ponecháte, a ty, které můžete delegovat.

Úkol pečlivě popište. Není nic horšího, než když vám na stole přistane úkol s nekonkrétním zadáním a vy nevíte, co s ním. Ne snad proto, že jste hloupí nebo nekompetentní, ale proto, že zadání je nejasné a dá se vyložit a zpracovat mnoha různými způsoby.

Stanovte termín. Je třeba určit, do kdy má být úkol hotový. Termín musí být střízlivý. Pokud je šibeniční, ujistěte se, že daná osoba je schopna úkol v daném čase splnit a má skutečně všechny podklady, které potřebuje.

Předejte úkol správnému člověku. Ne každý umí všechno. Vyberte proto osobu, u níž víte, že je schopná zadání splnit. Možná to zní samozřejmě, ale je důležité nepřecenit ani nepodcenit ničí možnosti. Obojí se může vymstít.

Smiřte se s tím, že to neděláte vy. Vybrali jste správného člověka? Teď se nadechněte, vydechněte a smiřte se s tím, že to neudělá na chlup stejně jako vy. Daný člověk má pravděpodobně jiný postup práce a nemá smysl za ním neustále chodit a upozorňovat ho, že vy to děláte jinak.